Hou het gerealiseerd uurtarief van consultants scherp in de gaten
Partners bij consultancybureaus klinkt het vast bekend in de oren: je factureert een prima uurtarief voor de consultants, toch blijft de daadwerkelijke winst per consultant achter bij de verwachting. Wat is er aan de hand? Experts van Simplicate vertellen over het belang van het goed meten van het gerealiseerde uurtarief.
Adviesbureaus steken veel tijd en energie in het vaststellen van de uurtarieven van hun consultants. Meestal worden deze gebaseerd op marktbenchmarks, met variaties in uurtarieven op basis van factoren zoals het aantal jaren werkervaring, het vakgebied, de sector, de reputatie van het bureau, de financiële slagkracht van de klant en nog veel meer.
De verwachte omzet van een consultant is gebaseerd op het uurtarief vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren. In hun budgettering stellen partners doelen voor declarabiliteit en gebruiken dit doel vervolgens om de te verwachten jaaromzet van een consultant te bepalen. Van een junior consultant wordt bijvoorbeeld bij de meeste bureaus verwacht dat deze minimaal 80% van de tijd bij de klant zit.
Het gebruik van deze methode om omzet te voorspellen kan echter leiden tot overschattingen. In de praktijk komt het namelijk regelmatig voor dat bureaus niet alle gewerkte uren daadwerkelijk kunnen factureren. Daarom is het van belang om te werken met het gerealiseerde uurtarief. Het gemiddeld gerealiseerde uurtarief, ook wel bekend als de ‘effective rate’, meet in hoeverre een adviesbureau in staat is om de gewerkte uren daadwerkelijk te factureren.
Een kort voorbeeld: stel een consultant werkt 100 uur tegen een uurtarief van €100. De verkoopwaarde van de uren is dan €10.000. Als om wat voor reden dan ook blijkt dat 20 uur niet facturabel is, dan factureert het bureau €8.000. Het gerealiseerde uurtarief komt dan uit op €80. Dit is aanzienlijk lager dan het begrote uurtarief.
Van partners en projectleiders wordt verwacht dat ze het verschil tussen het uurtarief en het gerealiseerde uurtarief nauwlettend in de gaten houden. Als het verschil te groot wordt, is het essentieel om bij te sturen. Krijgen klanten bijvoorbeeld te veel korting? Zijn er veel budgetoverschrijdingen? Of is de project- en urenregistratie niet op orde?
Bespreek met het projectteam welke maatregelen genomen kunnen worden om het gerealiseerde uurtarief dichter bij het gewenste tarief te brengen. Doe dit ook met de opdrachtgever, want soms ligt het aan de hoge eisen die worden gesteld, waar in de planningsfase geen rekening mee is gehouden. In dat geval is het verstandig om nieuwe afspraken te maken over het budget of de uurtarieven.
Meten is weten… en sturen
Om te kunnen sturen op het gemiddeld gerealiseerd uurtarief is een robuuste administratie en monitoring nodig. Drie tips om te zorgen voor kloppende berekeningen:
1: Schrijf volledig je uren
Om het gemiddeld gerealiseerd uurtarief nauwkeurig te kunnen meten, is het essentieel dat alle consultants en medewerkers al hun uren registreren. Dit betekent dat een medewerker die 32 uur per week werkt ook daadwerkelijk 32 uur rapporteert. Voor interne werkzaamheden moeten de uren op een interne activiteit worden geboekt. Alleen op deze manier wordt duidelijk waar medewerkers hun tijd aan besteden.
2: Voorkom creatief boekhouden
Zorg ervoor dat consultants hun overuren voor een klant niet op een ander potje wegschrijven (tenzij dit ook contractueel is overeengekomen). Dit kan vervelend voelen voor de klantrelatie, maar het betekent niet meteen dat de klant hiervoor betaalt; de projectleider kan ook kiezen om het gesprek aan te gaan met de klant, of de uren af te boeken. Het is wel noodzakelijk om een volledig beeld te krijgen van het gerealiseerd uurtarief.
Daarnaast geldt: klanturen die niet worden geschreven, beïnvloeden de winstgevendheid. Ieder niet gefactureerd uur drukt de marges. Maak als partner of projectleider duidelijk aan het team dat het correct registreren van overuren belangrijk is. Gebeurt dit niet, dan loop je het risico dat medewerkers creatief gaan boekhouden.
3: Stuur op grote lijnen
Het gemiddeld gerealiseerd uurtarief heeft betrekking op de gehele organisatie en niet op de prestatie van een individueel teamlid. Als partner of projectleider is het daarom belangrijk om te sturen op de grote lijnen. Stel actieplannen op voor de projecten waar een duidelijk verschil is tussen de gebudgetteerde en gerealiseerde uurtarieven. Leer van deze situaties en zorg dat deze inzichten worden meegenomen in de prijsstelling en planning van toekomstige projecten.
Conclusie
Door aandacht te besteden aan het gemiddeld gerealiseerd uurtarief kunnen partners en projectleiders een realistischer beeld schetsen van de te verwachten omzet die daadwerkelijk wordt behaald. Het nauwkeurig vaststellen van deze kpi biedt cruciale input voor de projectplanning en pricing richting opdrachtgevers en voor de prognoses rondom winstgevendheid.
