Acht tips voor een succesvolle systeemverandering
Het succes van ieder digitaal implementatieproject hangt af van de mate waarin nieuwe manieren van werken door alle stakeholders worden geadopteerd. “En dat is precies waarom verandermanagement een onmisbaar onderdeel vormt in ieder verandertraject”, zegt Gerrit Vixseboxse. De directeur van Skopos neemt ons mee in welke stappen gezet kunnen worden voor een succesvolle systeemimplementatie. “Alleen mensen kunnen processen borgen en verbeteren.”
Al langer is bekend dat het succesvol doorvoeren van digitale implementaties een uitdaging is die verder gaat dan alleen de technische aspecten. Het omvat niet alleen de 'harde' elementen zoals systemen en processen, maar ook de 'zachte' factoren zoals de menselijke kant van verandering en nieuwe manieren van werken. Succesvolle implementaties vereisen aandacht voor beide kanten van het spectrum, waarbij zowel de technische vereisten als de behoeften van de medewerkers in balans worden gebracht.
Als directeur van Skopos, een bureau gespecialiseerd in procesoptimalisatie, weet Gerrit Vixseboxse als geen ander hoe belangrijk die balans is voor de hoogst mogelijke slagingskans van digitale implementatieprojecten. Vanuit zijn ruime ervaring deelt Vixseboxse acht stappen voor succesvolle systeemverandering. De rode draad daarbij? “Zet altijd de mens centraal.”
Stap 1: Verhoog het urgentiebesef
Om een digitale implementatie in gang te zetten, is het noodzakelijk om een urgentiebesef te creëren binnen de organisatie. Dit houdt in dat de noodzaak van de verandering duidelijk wordt gemaakt aan alle betrokkenen. Of het nu gaat om een verouderd ERP-systeem of inefficiënte processen, zonder een sterk urgentiebesef zal de drang tot verandering vaak uitblijven.
Vixseboxse legt uit: “Door het urgentiebesef te verhogen en dit te concretiseren naar dagelijkse knelpunten, voelen mensen de noodzaak voor verandering sterker aan. Dit is essentieel om iedereen in beweging te krijgen en om ervoor te zorgen dat de hele organisatie begrijpt waarom deze transitie noodzakelijk is.”
Stap 2: Vorm een leidend team
Een belangrijke vervolgstap in het proces is het vormen van een leidend team dat verantwoordelijk is voor het sturen en begeleiden van de verandering. Dit team bestaat uit managers en proceseigenaren die zich inzetten om de implementatie tot een succes te maken en ervoor zorgen dat iedereen zich vertegenwoordigd voelt. Door de samenstelling van dit team zorgvuldig te kiezen, wordt een diversiteit aan perspectieven en expertise gegarandeerd, wat bijdraagt aan een breder draagvlak voor de verandering.
“Het is belangrijk dat dit team een breed draagvlak heeft binnen de organisatie, zodat medewerkers zich betrokken voelen zonder zelf direct bij elke stap betrokken te zijn”, aldus Vixseboxse. “Goede communicatie vanuit dit team naar de rest van de organisatie is hierbij cruciaal, want een transparante en open dialoog zorgt voor vertrouwen en acceptatie.”
Stap 3: Ontwikkel een verandervisie
Een heldere visie op de verandering is onmisbaar. Deze visie biedt richting en helpt om de doelstellingen van de implementatie te definiëren. Het leidende team speelt hierbij een centrale rol in het ontwikkelen van de zogenaamde ‘future state’-processen, waarbij ze actief betrokken worden in het uitwerken van de details, legt Vixseboxse uit.
“Deze visie moet niet alleen ambitieus zijn, maar ook realistisch en haalbaar, zodat medewerkers zich ermee kunnen identificeren en er naar kunnen handelen.”
“Door het team de kar te laten trekken, vergroten we het draagvlak voor de uiteindelijke procesverbeteringen en de implementatie van de nieuwe business software”, vervolgt Vixseboxse. “Deze visie dient als fundament voor de rest van het traject en zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.”
Stap 4: Communiceer de verandervisie
Het hebben van een visie is één ding, maar deze effectief communiceren is minstens zo belangrijk. Het is cruciaal dat alle betrokkenen binnen de organisatie begrijpen wat de verandering inhoudt en waarom deze noodzakelijk is. Dit helpt om onzekerheid weg te nemen en vertrouwen op te bouwen. “Heldere en consistente communicatie zorgt ervoor dat alle medewerkers dezelfde boodschap ontvangen en begrijpen hoe hun rol binnen de nieuwe processen eruitziet”, verduidelijkt Vixseboxse.
“Een duidelijke en consistente communicatie over de verandervisie zorgt ervoor dat iedereen weet waar we naartoe werken en wat er van hen verwacht wordt. Dit maakt het voor iedereen makkelijker om zich aan de verandering aan te passen en voorkomt verwarring of weerstand door onduidelijkheden.”
Stap 5: Creëer de juiste randvoorwaarden
Het creëren van de juiste randvoorwaarden is een verdere, essentiële stap om de implementatie succesvol te laten verlopen. Dit omvat het vaststellen van de IT-architectuur, het selecteren van de juiste softwarepakketten en het opstellen van een IT-roadmap. Het is belangrijk dat er voldoende middelen en ondersteuning beschikbaar zijn om de verandering door te voeren. Deze voorwaarden moeten zowel technisch als organisatorisch in lijn zijn met de visie om de verandering effectief te ondersteunen.
“Het is niet genoeg om alleen een visie te hebben; je moet ook de praktische randvoorwaarden scheppen die nodig zijn om die visie te realiseren”, zet Vixseboxse uiteen. “Dit betekent dat je zowel technisch als organisatorisch klaar moet zijn om de verandering door te voeren, met de juiste middelen en mensen op de juiste plek.”
Stap 6: Realiseer kortetermijnresultaten
Veranderingen kosten tijd, maar het is belangrijk om gedurende het proces kortetermijnsuccessen te realiseren en te vieren. Dit helpt om momentum op te bouwen en medewerkers gemotiveerd te houden. Door kleine successen te identificeren en te waarderen, blijven teams gemotiveerd en wordt de verandering stapsgewijs een onderdeel van de dagelijkse praktijk.
“Verandering is een stapsgewijs proces en het is cruciaal om de stappen die we zetten als successen te markeren”, benadrukt Vixseboxse. “Dit houdt iedereen betrokken en gemotiveerd, ook als het einddoel nog niet bereikt is. Kortetermijnsuccessen bieden de broodnodige bevestiging dat we op de goede weg zijn.”
Stap 7: Consolideer
Na het behalen van kortetermijnsuccessen is het belangrijk om deze successen te verankeren en te voorkomen dat de organisatie terugvalt in oude gewoonten. Dit betekent dat er voortdurend aandacht moet zijn voor het naleven van de nieuwe werkwijzen en het bewaken van de gemaakte voortgang. Deze fase is cruciaal om de implementatie duurzaam te maken en om ervoor te zorgen dat de voordelen van de verandering blijvend zijn.
“We begeleiden de implementatie intensief om ervoor te zorgen dat de gestelde doelen worden gerealiseerd binnen budget en tijd”, schetst Vixseboxse hoe Skopos bij hun klantopdrachten te werk gaat. “We blijven scherp om te voorkomen dat het urgentiebesef verslapt en dat er teruggegrepen wordt naar oude, inefficiënte manieren van werken. Het consolideren van de verandering voorkomt dat oude patronen terugkeren.”
Stap 8: Veranker de verandering
Tot slot is het van belang om de verandering blijvend te verankeren in de organisatiecultuur. Dit betekent dat er voortdurend gewerkt moet worden aan optimalisatie en procesverbetering, zelfs nadat de initiële implementatie is afgerond. Een continue verbetercultuur zorgt ervoor dat de organisatie niet stilvalt na de implementatie, maar blijft groeien en aanpassen aan nieuwe uitdagingen en kansen.
“Na een intensief implementatietraject is de verleiding groot om te stoppen, maar juist door te blijven optimaliseren, wordt de investering in de nieuwe systemen echt terugverdiend”, concludeert Vixseboxse. “Een gedegen optimalisatieplan helpt om een cultuur van continue verbetering te creëren en zorgt ervoor dat de organisatie steeds wendbaar en toekomstbestendig blijft.”
Het in Hengelo gevestigde Skopos helpt zijn klanten al meer dan 25 jaar met het optimaliseren van hun processen. De circa 25 business consultants van het bureau begeleiden pakketselecties en implementaties van ERP en andere softwaresystemen bij industriële bedrijven en handelsbedrijven.
