De HR-cyclus: Voor veel organisaties belangrijker dan ooit
Nu het einde van het kalenderjaar in zicht begint te komen, zijn veel organisaties bezig met de HR-cyclus. Maar wat is dat precies? En hoe kan dit personeelsproces zo soepel mogelijk worden ingericht en uitgevoerd? We gingen erover in gesprek met Rianne Beerkens en Caroline Lucas van adviesbureau EVZ organisatie-advies.
De traditionele HR-cyclus wordt binnen veel bedrijven toegepast en bestaat uit drie gesprekken: het planningsgesprek aan het begin van het jaar, het functioneringsgesprek halverwege het jaar en het beoordelingsgesprek aan het einde om het jaar af te sluiten.
Een cyclus, in welke vorm dan ook, is van groot belang voor organisaties, vertelt Rianne. “Mensen vormen de kern van een organisatie, zonder hen is een organisatie niets. Het is daarom essentieel om stil te staan bij de bijdragen, de ontwikkeling en de daarvoor benodigde randvoorwaarden voor medewerkers. Dat kan op verschillende manieren, passend bij de organisatie.”
Doelstelling van de HR-cyclus is dat de medewerkers resultaat- en ontwikkelingsdoelen stellen en nadenken over hoe zij deze doelen willen realiseren. Daarbij is het zaak om hen de nodige handvatten aan te reiken, zodat ze hun sterke punten kunnen versterken, nieuwe skills of expertise kunnen opdoen en hun interpersoonlijke vaardigheden kunnen ontwikkelen.
Bovendien zorgen dit soort gesprekken ervoor dat organisaties beter begrijpen wat de werknemers van hun werkgever verwachten, om daar vervolgens goed op in te kunnen spelen. “De HR-cyclus kan functioneren als een belangrijke feedbackloop voor zaken die niet direct werkgerelateerd zijn, maar wel invloed hebben op het werk”, zegt Rianne. “Denk aan privéomstandigheden, langetermijncarrièredoelen, werk-privébalans, omscholing, enzovoorts.”
“Als je geen aandacht besteedt aan dit soort zaken via de HR-cyclus, heeft dat vaak een negatieve invloed op het werkgeluk”, voegt Caroline toe. “En dat komt de werksfeer niet ten goede, wat op zijn beurt de klanttevredenheid en winstgevendheid kan aantasten.”
“Organisaties worden geacht wendbaarder te opereren, en hun mensen moeten daarin meegaan.”
“Door juist terug te blikken en vooruit te kijken, kun je op basis van inzichten en feedback een pad uitstippelen en afspraken maken. Op die manier kan een organisatie werken aan het verwezenlijken van haar ambities, want uiteindelijk moet de HR-cyclus een win-win zijn voor medewerker én organisatie”
De opkomst van technologie
In de afgelopen jaren heeft de opkomst van nieuwe technologieën en apps de HR-cyclus veel gemakkelijker gemaakt.
“Door slim gebruik te maken van technologie kan het proces efficiënt en effectief worden ingericht”, zegt Rianne. “Om te zorgen dat de technologie niet leidend wordt is het wél van belang te weten hoe je het wilt, voor je gaat digitaliseren. Anders wordt de techniek leidend.“
De HR-cyclus verbeteren
Volgens Rianne en Caroline zorgen verschillende trends ervoor dat organisaties hun HR-cyclus onder de loep nemen. “Organisaties worden geacht wendbaarder te opereren, en hun mensen moeten daarin meegaan. Dat geldt dan ook voor de manier waarop ze zich ontwikkelen en ze worden beoordeeld”, zegt Rianne.
Daarnaast zijn de verwachtingen van medewerkers ook aan het veranderen. “Ze verwachten steeds meer maatwerk, zowel in de manier waarop de cyclus wordt ingericht als in hun eigen doelstellingen en ontwikkeling”, vervolgt Rianne.
“Hetzelfde geldt voor leidinggevenden: zij moeten de toegevoegde waarde van het proces inzien”, voegt Caroline toe.
Willen organisaties aan de slag gaan met het radicaal vernieuwen van de cyclus, dan raden de twee EVZ-adviseurs aan om het proces te ontwerpen met de mens als uitgangspunt. En te overwegen hoe moderne technologieën het proces soepel, effectief en waardevol kunnen maken voor zowel leidinggevenden als werknemers.
“Het is cruciaal dat leidinggevenden voldoende in gesprek gaan en blijven met hun medewerkers.”
Voor organisaties die op zoek zijn naar verbeterkansen binnen de bestaande HR-cyclus, zien Caroline en Rianne drie aspecten waarop gemiddeld genomen veel winst valt te behalen. “Het is bijvoorbeeld belangrijk dat leidinggevenden goed voorbereid zijn op het voeren van HR-cyclusgesprekken. Als organisatie kun je ze daarmee helpen, onder andere door gesprekstrainingen aan te bieden.”
Verder is het ook cruciaal om binnen de HR-cyclus de individuele afspraken en de teamafspraken te koppelen aan de organisatiedoelstellingen. “Zo creëer je voor alle betrokken partijen veel meer duidelijkheid.”
“En in lijn daarmee: ontwerp een zo eenvoudig mogelijke HR-cyclus”, vult Rianne aan. “Naast dat alle betrokkenen zo gemakkelijker weten waar ze aan toe zijn, is een eenvoudig, toereikend proces in de regel vele malen efficiënter.”
Belangrijker dan ooit
Het belang van een goede HR-cyclus waarin zowel medewerkers als leidinggevenden zich kunnen vinden, wordt volgens de twee adviseurs de komende jaren alleen maar belangrijker.
“Vroeger werkten veel organisaties met specifieke en taakgerichte omschrijvingen. Vandaag de dag kiezen steeds meer organisaties voor een generiek en resultaatgericht functiehuis. Sommigen gaan nog een stap verder en werken met rollen in plaats van functieomschrijvingen”, zegt Caroline.
Bij een generiek en resultaatgericht functiehuis kennen de functieomschrijvingen geen precieze taken en bevoegdheden. Dat maakt het soms wat lastiger om een medewerker te beoordelen. “Om die reden is het cruciaal dat leidinggevenden voldoende in gesprek gaan en blijven met hun medewerkers”, aldus Rianne. “Anders gezegd: dit maakt de HR-cyclus nóg belangrijker dan hij al was.”
