HW Wonen legt met BI-verbeterslag de basis voor datagedreven werken
Vanberkel Professionals heeft HW Wonen geholpen om meer datagedreven te werken. De woningcorporatie is door de inzet van een nieuw dataplatform, maatwerkdashboards en automatisering niet alleen in staat voortaan efficiënter te werken en betere beslissingen te nemen, ook heerst er nu een databewuste cultuur.
Zo’n twee jaar terug begon HW Wonen aan een traject om zijn business intelligence (BI) te verbeteren. Op dat moment kampte de woningcorporatie met enkele serieuze knelpunten op het gebied van sturing en datatoegang. Zo was HW Wonen afhankelijk van een externe leverancier voor zijn dashboards, wat betekende dat de organisatie zelf geen directe controle had over de data en de manier waarop deze werd gepresenteerd.
“Het grootste probleem was dat we geen toegang hadden tot de achterkant van de dashboards”, vertelt Niels van Zanten, interne BI-professional bij HW Wonen. “Als we maatwerk wilden of fouten ontdekten, konden we die niet zelf aanpassen. Dit beperkte onze flexibiliteit en efficiëntie enorm.”
Om meer grip te krijgen op data, besloot HW Wonen over te stappen op een nieuw, flexibeler dataplatform. HW Wonen heeft uiteindelijk gekozen voor het datalake-platform van ZIG, een organisatie die een standaard set aan dashboards heeft ontwikkeld en een datalake heeft waarin data uit verschillende ERP-systemen gekoppeld kunnen worden.
Om het datalake te integreren in de HW Wonen-omgeving en de dashboards te valideren en maatwerkdashboards te maken, schakelde HW Wonen de hulp in van het datateam van Vanberkel Professionals, een bureau gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van finance, risk, compliance, legal en informatiemanagement binnen de publieke sector.
Het team van Vanberkel Professionals had reeds ervaring bij woningcorporaties en ook met de datalake-opzet van ZIG. Daardoor kon het HW Wonen goed helpen in het opzetten van een nieuwe BI-omgeving en datalake.
Slagvaardiger dataplatform
Het team van Vanberkel begon met een diepgaande analyse van de behoeften en uitdagingen van HW Wonen. “We werken altijd in co-creatie met de klant”, legt Naoual Ezzamouri uit, Directeur Data bij Vanberkel Professionals. “We besteden veel tijd aan het inventariseren van de informatiebehoeften, waarbij we oprecht geïnteresseerd zijn in iedere collega die deze behoeften heeft.”
Om de verschillende facetten van het implementatieproject aan te pakken, werd vervolgens een team van experts samengesteld, bestaande uit Ismail Kaya, Mimoun Taoinza en Ricardo Peters.
Kaya speelde vanuit HW Wonen een cruciale rol bij het implementeren van de datalake van ZIG en het zorgdragen voor een robuust en toekomstbestendig dataplatform. Vanuit zijn technische expertise in het werkend krijgen van datalakes’heeft hij ervoor gezorgd dat HW Wonen nu volledige controle over zijn data heeft gekregen.
“Het nieuwe dataplatform biedt ons toegang tot alle data en datapijplijnen, waardoor we zelfstandig maatwerkrapporten kunnen maken, fouten corrigeren en dashboards aanpassen”, vertelt Van Zanten. “Dankzij het nieuwe dataplatform is data veel inzichtelijker en actueler geworden. Hierdoor kunnen we nu operationeel, tactisch en strategisch betere beslissingen nemen.”
Automatisering en nieuwe dashboards
Een belangrijk onderdeel van de transformatie was de automatisering van verschillende processen. Met zijn diepgaande woningcorporatie-expertise was Taoinza verantwoordelijk voor de automatisering van de gegevensuitwisseling met de KWH-leverancier. “We hebben belangrijke stappen gezet in automatisering. Zo leveren we bijvoorbeeld dagelijks data aan onze KWH-leverancier zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn”, legt hij uit.
Voorheen werd deze informatie handmatig verwerkt, maar door de automatisering kan HW Wonen deze gegevens nu dagelijks aanleveren zonder tussenkomst van medewerkers, wat aanzienlijke tijd en moeite bespaart. “Dit levert een enorm efficiëntievoordeel op”, aldus Taoinza.
Ook werden nieuwe dashboards ontwikkeld, zowel standaard als maatwerk, om specifieke bedrijfsprocessen beter te ondersteunen. Peters hielp hierbij met het ontwikkelen van dashboards voor vastgoedbeheer. Zo hebben de vastgoedbeheerders nu meteen inzicht in de spoedmeldingen en kunnen meteen acties ondernemen.
“Vroeger waren collega’s soms dagen bezig met het maken van rapporten. Dat is nu verleden tijd, dankzij de nieuwe BI-oplossingen kunnen we binnen enkele minuten toegang krijgen tot de benodigde inzichten”, geeft Van Zanten enthousiast aan. “Dit heeft niet alleen de doorlooptijd van bijvoorbeeld klachten verkort, maar draagt ook bij aan een hogere klanttevredenheid.”
Ezzamouri beaamt dit: “Met deze verbeterslag heeft HW Wonen duidelijk een grote stap gezet in het optimaliseren van zijn processen. Het grootste voordeel is de tijdwinst: processen die voorheen veel handmatige tussenstappen vergden, verlopen nu soepeler en sneller, wat ook de kans op fouten aanzienlijk vermindert.”
Datakwaliteit verbeterd, bewustzijn vergroot
Naast alle technische verbeteringen werd in het traject ook veel aandacht besteed aan het verbeteren van de datakwaliteit. Zo adviseerde het datateam van Vanberkel Professionals HW Wonen bij het opzetten van een interne werkgroep die zich daar volledig op richt.
“Data speelt nu een centrale rol in onze besluitvorming.”
“Om het databewustzijn binnen de organisatie te vergroten, hebben ze nu ook een platform waarop op een luchtige manier datamissers worden besproken. Dit helpt collega’s bewuster om te gaan met de kwaliteit van de data”, licht Ezzamouri toe.
Van Zanten constateert tevreden dat zelfs een ware cultuurverandering heeft plaatsgevonden, waarbij het databewustzijn onder medewerkers aanzienlijk is toegenomen. “Binnen de organisatie is de cultuur rondom datagedreven werken aanzienlijk veranderd. Data speelt nu een centrale rol in onze besluitvorming.”
Meer grip op data, meer flexibiliteit
Al met al kan HW Wonen terugkijken op een geslaagde BI-reis. Niet alleen heeft de implementatie van het nieuwe dataplatform gezorgd voor meer flexibiliteit, ook zijn met de automatiseringsslag belangrijke efficiencyvoordelen gerealiseerd. “We hebben nu veel meer grip op onze data en zijn in staat om veel efficiënter en slimmer te werken”, concludeert Van Zanten.
Hij is dan ook zeer te spreken over de samenwerking met het datateam van Vanberkel Professionals, dat een belangrijke rol zal blijven spelen in de verdere ontwikkeling van de BI-strategie. Toekomstige stappen richten zich onder meer op het verder koppelen van systemen aan het datalake en het ontwikkelen van nieuwe dashboards die keteninzicht bieden.
“In de komende periode willen we verdere stappen zetten om de datavaardigheden van de HW Wonen-medewerkers te vergroten door gerichte trainingen te organiseren”, blikt Ezzamouri alvast vooruit. “Daarnaast willen we meerdere systemen koppelen aan het datalake om zo een volledig geïntegreerd overzicht te krijgen van alle beschikbare informatie.”
Daarbij wil HW Wonen richting de toekomst graag experimenteren met data science om voorspellende analyses te maken en zo nog meer waarde uit zijn data te halen. “Met de solide basis die we nu hebben gelegd, kijken we vol vertrouwen uit naar de volgende stappen in onze datagedreven reis”, besluit Van Zanten.
