Conclusion Consulting helpt Flynth bij fundament van project Employee Experience
Twee jaar terug nam Flynth branchegenoot Accon avm over. Dit resulteerde in een groei van 1.200 naar meer dan 2.200 medewerkers. Ook was er een nieuwe implementatie van ERP-systeem AFAS, waar beide organisaties al gebruik van maakten. De integratie zorgde voor uitdagingen die ook voelbaar waren binnen de HR-afdeling. Samen met Conclusion Consulting is gewerkt aan een harmonisatie- en verbetertraject.
Christian Schäffauer, Directeur HR bij Flynth, vertelt over de reden om een verbetertraject op te starten. “Onze uitdaging was: hoe kunnen we ons ERP-systeem optimaal gebruiken en processen optimaliseren? Uitgangspunten daarbij waren gebruiksgemak en kostenefficiëntie. Om dat te bereiken, startten we het project Employee Experience op.”
De keuze om Conclusion Consulting aan boord te halen als partner kwam voort uit de structurele en pragmatische aanpak die voorgesteld werd. Dieuwertje Duin, HR Portfoliomanager bij Flynth en verantwoordelijk voor het projectmanagement van Employee Experience: “Conclusion Consulting snapte gelijk waar wij naar zochten en stelde een behapbare aanpak voor waar wij als HR-afdeling ook zelf goed mee uit de voeten konden.”
Samen procesoptimalisatie doorleven
Siem Peters stapte als business consultant van Conclusion Consulting nieuw binnen bij Flynth. “De eerste stap is een band opbouwen met de HR-afdeling”, vertelt hij over zijn aanpak. “In gesprek gaan over hun ervaringen, gevoelens en drempels die ze ervaren. En ik was nieuwsgierig of procesoptimalisatie een volledig nieuw begrip voor hen was. Vanuit die basis en het wederzijdse vertrouwen dat ontstond, konden we de diepte in.”
Dieuwertje ervoer wat er ten grondslag lag aan dat vertrouwen: “Een van de succesfactoren gedurende het traject was open communicatie.” Siem herkent dat: “We namen de afdeling in volledige transparantie mee in wat we gingen doen en waar we naartoe wilden.”
“Ik zag het vuurtje ontbranden bij mijn collega’s om hier samen een succes van te maken.”
– Dieuwertje Duin, HR Portfoliomanager bij Flynth
De inzichten vanuit de collega’s vormden in combinatie met de beschikbare documentatie en een kijk in de systemen de basis voor een verdere analyse van de consultants van Conclusion Consulting.
“Nadat we in kaart hadden welke processen er liepen en welke er gedocumenteerd waren, konden we bij de afdeling toetsen welke van die processen de meeste prioriteit hadden om aan te pakken”, zegt Siem. “Dat deden we aan de hand van verschillende sessies.”
In de analysefase ontstond het overzicht welke twee processen werden beetgepakt om samen te verbeteren: verlenging oproepkracht en wijziging type dienstverband. Vervolgens werden voor deze geprioriteerde processen value stream maps opgesteld. Dat leidde tot een procesoverzicht en een roadmap voor procesverbeteringen.
Samen met het HR-team van Flynth werden deze processen herontworpen. Het doel hiervan was om verspillingen in de processen te identificeren en inzichtelijk te maken, zodat deze geëlimineerd konden worden. Het optekenen van het proces en identificeren van verspillingen gebeurde middels het principe ‘voordoen, samen doen, zelf doen’.
Kevin Smulders van Conclusion Consulting stapte in deze fase in. Hij vertelt: “Aan de hand van gebruiksvriendelijke tools en methodieken zijn we met het team aan de slag gegaan en konden we ze relatief snel de stap naar zelf doen laten maken. Met behulp van post-its op de muur hebben we letterlijk de processtappen uitgetekend. Samen bepaalden we wat verspilling was en waar verbetermogelijkheden lagen.”
“We hebben nu alle handvatten om zelf verder aan de slag te gaan met procesverbetering.”
– Dieuwertje Duin, HR Portfoliomanager bij Flynth
Dieuwertje vond het prettig dat Siem en Kevin na iedere sessie snel met een terugkoppeling kwamen. “Die updates droegen bij aan de continue betrokkenheid van onze afdeling. Dat is van grote waarde geweest voor het succes van het traject.” Siem haakt in: “Een begrip dat we tijdens dit traject vaak benoemden, is momentum. Als iedereen gemotiveerd blijft en het doel voor ogen houdt, behaal je de beste resultaten.”
Resultaat: de handvatten om het zelf te doen
Gedurende het traject zag Siem een mooie verandering: “In het begin was procesoptimalisatie spannend en zorgde het voor vragen. Al snel sloeg dat om in groot enthousiasme. De HR-collega’s zagen dat ze hun werk slimmer en efficiënter konden doen.”
“Dat zorgt ervoor dat we als afdeling straks meer tijd overhouden voor de leuke aspecten van ons werk”, vertelt Dieuwertje enthousiast. Ze ziet een bijkomend resultaat: “Onze afdeling is nog niet zo heel lang geleden samengevoegd. Ook wat betreft teamvorming en taakverantwoordelijkheid heeft dit traject ons een hoop gebracht. Er is meer openheid ontstaan.”
HR Directeur Christian geeft aan dat het project Employee Experience in 2025 doorontwikkeld wordt. “We gebruiken komend jaar om al onze processen te verbeteren conform de methodiek die we aangeleerd hebben gekregen. Conclusion Consulting heeft een compleet proceshuis opgeleverd, waaronder alle processen hangen. Aan ons de taak deze processen stuk voor stuk te optimaliseren.”
Zijn collega Dieuwertje geeft aan dat Conclusion Consulting meer heeft gebracht dan kennis en methodieken: “Het adviesrapport omvat het proceshuis, een roadmap en de tooling om prioriteringssessies zelf te doen. We hebben alle handvatten om hier verder zelf mee aan de slag te kunnen.”
