Effectieve strategische personeelsplanning: Reflecties voor HR-leiders
In de krappe arbeidsmarkt van vandaag, waar veranderingen elkaar snel opvolgen, is strategische personeelsplanning (SPP) van vitaal belang, stelt Sjef L'Ortye van EVZ organisatie-advies. In gesprek met Consultancy.nl deelt hij zijn reflecties op een effectieve aanpak.
Nu de economie aantrekt en de werkmarkt verandert, moeten bedrijven zich flexibel opstellen en verandering omarmen om succesvol te blijven. “Strategische personeelsplanning helpt bij het afstemmen van ‘vraag naar werk’ en ‘aanbod van werk’”, schetst L’Ortye direct de toegevoegde waarde van strategische personeelsplanning.
L’Ortye legt uit dat zowel interne keuzes – zoals strategie – alsook externe ontwikkelingen – bijvoorbeeld robotisering en personeelstekorten – de dynamiek van organisaties sterk beïnvloeden. “In deze tijd van arbeidsmarktkrapte en toenemende concurrentie om talent is strategische personeelsplanning dan ook cruciaal.”
Voorbereiden op wat komen gaat
Naast trends als nieuwe wetgeving, hybride werken en welzijnsbeleid, is vooruitplannen belangrijker dan enkel reageren, betoogt L’Ortye: “Strategische personeelsplanning stelt organisaties in staat zich voor te bereiden op wat komt. Zonder plan is de kans groot dat organisaties ‘in de mist rijden’. Met een plan brengen ze obstakels in kaart en kunnen ze voorbereid hun bestemming bereiken.”
Maar hoe doe je dat? Veel bedrijven worstelen nogal met deze complexe materie. Volgens L’Ortye blijven ze dikwijls steken in een oppervlakkige analyse en missen ze zowel kwalitatieve als kwantitatieve onderbouwing.
“Zelfs met het besef dat personeelsplanning belangrijk is, weten organisaties vaak niet waar te beginnen en ervaren zij verwarring over de stappen”, stelt L’Ortye vast, vooral ook vanuit zijn eigen ervaringen in de praktijk.
Voor HR-leiders heeft hij daarom enkele reflecties rond het thema strategische personeelsplanning:
1: Zorg voor een duidelijke toekomstvisie
Een succesvolle implementatie van strategische personeelsplanning begint met een heldere definiëring van de toekomstige situatie. Dit voorkomt verwarring en geeft richting aan het proces.
“Voorkom dat het een geïsoleerd HR-project blijft.”
“Organisaties moeten duidelijk definiëren wat hun toekomstvisie is en welke functies daarbij horen”, legt L’Ortye uit. “Een overzicht van rollen en benodigde expertise helpt gerichter keuzes te maken in het personeelsbeleid en de juiste fit tussen organisatie en HR te creëren.”
“Het succes van strategische personeelsplanning wordt mede bepaald door een duidelijke visie op de toekomstige positie van de organisatie en de tijdshorizon van de strategie”, geeft hij aan. “Het koppelen van personeelsplannen aan langetermijndoelen, met een horizon van bijvoorbeeld drie of vijf jaar, is hierbij essentieel.”
2: Geen ‘speeltje’ van HR
Strategische personeelsplanning moet niet alleen een verantwoordelijkheid van HR zijn. Directie, management en andere afdelingen zoals finance moeten ook betrokken worden en hun input leveren, vindt L’Ortye. “HR heeft per definitie niet voldoende informatie om SPP op kwalitatief hoog niveau te realiseren.”
Het ontbreken van de juiste spelers leidt volgens hem vaak tot onduidelijkheid over het doel en de richting van strategische personeelsplanning. “Betrek verschillende afdelingen om te zorgen voor breed draagvlak en voorkom dat het een geïsoleerd HR-project blijft”, adviseert L ‘Ortye. “Daarbij is informatie vanuit verschillende onderdelen van de organisatie essentieel.”
Kortom, strategische personeelsplanning vraagt om commitment van iedereen. “Je doet het er niet even bij”, benadrukt de EVZ-adviseur.
3: Houd rekening met interne en externe ontwikkelingen
Voor een effectieve strategische personeelsplanning is het volgens L’Ortye belangrijk om rekening te houden met zowel interne als externe ontwikkelingen, zoals technologische innovaties en veranderende klantbehoeften. Bedrijven die oog hebben voor deze dynamieken, kunnen scenario’s ontwikkelen die hen wendbaar houden.
“Het is cruciaal om actie te ondernemen in plaats van te wachten op ideale omstandigheden.”
Organisaties moeten ook kritisch nadenken over de invloed van deze veranderingen op hun personeelsbehoefte en vooruitkijken naar toekomstige trends. “Je kijkt naar mogelijke obstakels, maar ook naar kansen, zodat je uiteindelijk sneller en effectiever van A naar B komt”, aldus L’Ortye.
4: Gebrek aan data mag geen excuus zijn
L’Ortye wijst erop dat het idee dat organisaties met één druk op de knop toegang hebben tot uitgebreide personeelsgegevens vaak niet realistisch is, aangezien veel bedrijven nog niet ver gevorderd zijn in de ontwikkeling van hun HR-instrumentarium.
“Het ontbreken van data mag echter geen excuus zijn om strategische personeelsplanning uit te stellen”, betoogt hij. “Dit gebrek biedt juist inzicht in wat nog ontbreekt en daagt organisaties uit om hun HR-professionaliteit te verbeteren.”
Bovendien kunnen veel gegevens al handmatig worden verzameld, waardoor bedrijven gewoon kunnen beginnen met personeelsplanning, zelfs als de informatie nog niet ‘perfect’ is: “Het is cruciaal voor organisaties om actie te ondernemen in plaats van te wachten op ideale omstandigheden.”
5: Cultiveren van een leerklimaat
Het vermogen van organisaties om zich aan te passen aan veranderingen in de markt hangt sterk af van de vaardigheden van hun personeel. Een proactieve aanpak voor ontwikkeling omvat het cultiveren van een leerklimaat dat medewerkers stimuleert om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
“Een organisatie die investeert in de ontwikkeling van haar personeel, investeert in haar toekomst.”
SPP kan hieraan bijdragen door óók naar medewerkers inzichten te verschaffen (wat is noodzakelijk), maar juist ook om samen te leren van de inzichten die de stappen in het SPP-traject geven.
“Een organisatie die investeert in de benodigde ontwikkeling van haar personeel, investeert in haar toekomst”, stelt L'Ortye. “Dit helpt organisaties beter in te spelen op de markt en hun concurrentiepositie te versterken.”
6: Kijk ook buiten de organisatie naar oplossingen
Bij het oplossen van knelpunten in personeelsbezetting denken bedrijven vaak aan traditionele HR-instrumenten zoals werving. Ze kunnen echter ook hun krachten bundelen met andere bedrijven in de regio of sector. “Denk aan samenwerking op het gebied van mobiliteit, duurzame inzetbaarheid, kennisdeling en scholing”, geeft L’Ortye aan.
Door deze samenwerking kunnen organisaties niet alleen hun personeelsbehoeften beter invullen, maar ook innovatieve oplossingen ontwikkelen die de algehele concurrentiekracht van de sector versterken. Kortom, “het is essentieel om verder te kijken dan de eigen organisatie en te profiteren van collectieve kennis en middelen”, onderstreept L’Ortye.
Geen eenmalige oefening
Al met al is strategische personeelsplanning in de snel veranderende arbeidsmarkt van vandaag – waar vergrijzing, technologische innovaties en nieuwe wet- en regelgeving een grote rol spelen – onmisbaar voor bedrijven die toekomstbestendig willen blijven.
“Strategische personeelsplanning is geen eenmalige oefening”, waarschuwt L’Ortye nog. “Het is veel meer een terugkerende strategische cyclus, waarmee bedrijven niet alleen hun personeel beter voorbereiden op de toekomst, maar ook hun eigen succes op lange termijn veiligstellen.”
