Möbius helpt gemeente Valkenswaard met harmoniseren veranderinitiatieven
Om meer structuur en regie in haar organisatieontwikkeling te krijgen, klopte gemeente Valkenswaard aan bij adviesbureau Möbius. Door losse initiatieven en projecten te bundelen is meer samenhang, overzicht en duidelijkheid gecreëerd over de werkwijze en koers. Bovendien wordt nu efficiënter gewerkt, met een beter begrip voor elkaars bijdrage aan de gemeentelijke doelstellingen.
Gelegen tussen Eindhoven en de Belgische grens ligt Valkenswaard. De Brabantse gemeente telt zo’n 30.000 inwoners, maakt de gemeente deel uit van de Brainportregio en kent zowel stedelijke als landelijke gebieden. De gemeentelijke organisatie werkt dagelijks aan uiteenlopende opgaven, variërend van ruimtelijke ontwikkeling tot maatschappelijke dienstverlening.
Behoefte aan heldere programmastructuur
Binnen de gemeente bestonden tal van initiatieven rondom organisatieontwikkeling, maar er ontbrak een heldere programmastructuur. Hierdoor bleef de uitvoering van veranderingen achter bij de verwachtingen en was er onvoldoende inzicht in de capaciteitsbehoefte.
Dit leidde tot een suboptimale verdeling van middelen en gebrek aan samenhang tussen de verschillende losse initiatieven. Medewerkers misten duidelijkheid over de koers en de relatie tussen lopende projecten. De wens was om grip te krijgen op het programma en de regie te behouden.
Möbius, een organisatieadviesbureau gespecialiseerd in procesoptimalisatie en verandermanagement, werd ingeschakeld om structuur en regie aan te brengen in het organisatieontwikkelingsprogramma. De opdracht was om initiatieven te bundelen, samenhang te creëren en een duidelijke werkwijze te ontwikkelen, zodat Valkenswaard haar doelen effectiever zou kunnen realiseren.
Gefaseerde aanpak
De aanpak bestond uit vier workshops verspreid over drie maanden, waarbij Möbius samen met medewerkers van verschillende afdelingen werkte aan de uitwerking van het programma.
De eerste fase was gericht op inventarisatie: alle lopende programma’s, projecten en ideeën werden verzameld en geordend in vier parallelle deelprogramma’s. Dit bood inzicht in de omvang en samenhang van de initiatieven.
Om deze initiatieven samen te brengen, werd in de tweede fase een duidelijke visie geformuleerd aan de hand van de Hoshin Kanri-methodiek. Deze methodiek helpt organisaties bij het vertalen van langetermijnvisies naar concrete doelen.
Valkenswaard definieerde haar visie als “het wendbaarder en professioneler maken van de organisatie, met een focus op leiderschap, cultuur en medewerkers”. Vervolgens werden per deelprogramma meerjarendoelen en jaardoelen bepaald en kpi’s opgesteld om de voortgang te monitoren.
Om de uitvoering te borgen, werden trekkers per onderdeel aangewezen en werd een samenwerkingsstructuur ontwikkeld met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
In de derde fase werd een integrale roadmap opgesteld, waarin de deelprogramma’s en hun onderlinge raakvlakken zorgvuldig in kaart werden gebracht. Dit resulteerde in een gestructureerd totaaloverzicht en A3-plannen voor elk deelprogramma. Bovendien werd een besturingsstructuur ontwikkeld, zodat de verwachtingen rond de uitvoering helder waren.
Voor medewerkers en teams werd bovendien ‘De wasstraat Organisatie Ontwikkeling’ ontworpen, een praktische werkwijze die stapsgewijs uitlegt hoe het programma ondersteuning biedt bij opgaves en ontwikkeling.
Meer structuur, duidelijkheid en samenhang
Dankzij het traject Möbius heeft de gemeente de verschillende initiatieven binnen haar organisatieontwikkelingsprogramma nu veel beter op elkaar weten af te stemmen.
“Door de losse initiatieven te integreren, is er nu meer samenhang, wat heeft geresulteerd in een beter begrip en afstemming tussen de verschillende afdelingen”, inventariseert Aggie Hinskens van Möbius de resultaten. “Hiermee heeft Valkenswaard een concreet stuur in handen om de strategische doelen te realiseren”.
“De samenwerking met Möbius heeft ons geholpen structuur en duidelijkheid te brengen, terwijl de betrokkenheid van stakeholders is vergroot”, blikt Willem Weeterings, Gemeentesecretaris bij gemeente Valkenswaard, terug op het traject. “We zijn zeer tevreden over het proces en de concrete resultaten die we hebben behaald.”
De verdere uitvoering is overgedragen aan de programmamanager Organisatie Ontwikkeling. Deze kan nu vanuit een solide basis verder gaan bouwen aan een wendbare en toekomstbestendige gemeentelijke organisatie.
