Het Obeya Scaling System: Structuur en sturing voor verandering in complexe organisaties
Het Obeya Scaling System helpt organisaties bij het creëren van een samenhangend netwerk van de diverse los van elkaar werkende obeya’s die in grote organisaties te vinden zijn. Peter Turien en Matthijs van Zanten van Towson leggen uit hoe de aanpak bijdraagt aan integrale sturing op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Veel organisaties implementeren obeya’s op een ongecoördineerde manier, wat leidt tot silo’s en een gebrek aan samenhang tussen teams en afdelingen. Deze gefragmenteerde aanpak belemmert de effectieve doorstroming van informatie en hindert het behalen van strategische doelstellingen.
Het Obeya Scaling System, een raamwerk dat is ontwikkeld door Towson in samenwerking met KPMG en de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), biedt een holistische oplossing door de obeya’s in samenhang te ontwerpen, onderling te verbinden en te beheren. Het raamwerk is bij uitstek geschikt voor organisaties met een brede veranderkalender, waar obeya’s worden toegepast in verschillende domeinen en/of verschillende gebieden.
Het Obeya Scaling System
Kerncomponenten van het Obeya Scaling System zijn:
Geïntegreerde afstemming
Het Obeya Scaling System zorgt voor een optimale focus binnen de organisatie door strategische prioriteiten en doelstellingen effectief te cascaderen over meerdere obeya’s. Dit wordt ondersteund door een visuele representatie van de onderlinge verbindingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau, waardoor samenhang en transparantie gewaarborgd blijven.
Strategische doelstellingen worden zo SMART mogelijk geformuleerd, bijvoorbeeld met behulp van methodieken zoals Hoshin Kanri of OKR-formaten, om een duidelijke en meetbare richting te bieden. Bovendien wordt zowel top-down- als bottom-up-feedback inzichtelijk gemaakt binnen het netwerk van obeya’s, waardoor besluitvorming wordt verbeterd en continue optimalisatie mogelijk wordt gemaakt.
Transparante en gestroomlijnde governance
Het Obeya Scaling System biedt een gestructureerde aanpak voor communicatie en besluitvorming door duidelijke richtlijnen, rollen en processen te definiëren. Binnen elke obeya zijn rollen zoals owner, host en builders toegewezen, waarbij hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden gestandaardiseerd zijn om efficiëntie en helderheid te waarborgen.
Daarnaast wordt het besluitvormings- en escalatieproces visueel weergegeven, zodat iedereen binnen de organisatie inzicht heeft in waar en hoe beslissingen worden genomen. Door continue feedbackloops en cross-obeya syncing wordt de besluitvorming dynamischer en beter afgestemd, wat bijdraagt aan een flexibele en goed georganiseerde werkwijze.
Gestandaardiseerde uitstraling van de obeya’s
Het Obeya Scaling System maakt gebruik van uniforme templates, kleurcoderingen en gesynchroniseerde ritmes om visueel management te optimaliseren. Binnen elke obeya worden identieke templates toegepast voor strategiebepaling, planning, prestatiebewaking, actiebeheer en verbeterinitiatieven.
Daarnaast zijn er geformaliseerde afspraken over kleurcodering, zodat impedimenten en succesfactoren eenvoudig te identificeren zijn. Dit zorgt voor een eenduidige en consistente weergave van OKR’s, KPI’s en epics binnen de gehele organisatie, waardoor samenwerking en besluitvorming worden versterkt.
Key drivers
Belangrijke drivers van het Obeya Scaling Model zijn:
Alignment
Door een hiërarchisch ontwerp en heldere doelstellingen ontstaat een visueel en gestructureerd netwerk van obeya’s. Doelen worden gecascadeerd over strategisch, tactisch en operationeel niveau, met inzichtelijke feedbackloops.
Governance
Het model definieert rollen en standaardiseert besluitvormings- en escalatieprocessen. Continue feedback en cross-obeya syncing zorgen voor een dynamisch en effectief besluitvormingsproces.
Gestandaardiseerde formats
Door uniforme templates, kleurcoderingen en een consistente weergave van OKR’s, KPI’s en epics worden risico’s, afhankelijkheden en knelpunten tijdig geïdentificeerd en aangepakt.
Implementatiestappen
De implentatie van een Obeya Scaling system verloopt altijd volgens de structuur scan, design, implement.
Scan
Het implementatieproces van het Obeya Scaling System begint met een grondige beoordeling van de huidige status van de bestaande obeya’s binnen de organisatie. Hierbij worden de voorwaarden gevalideerd en bestaande rituelen en routines geëvalueerd om inzicht te krijgen in de effectiviteit van de huidige werkwijze. Vervolgens wordt de bestaande obeya-cascade in kaart gebracht, waardoor de onderlinge verbanden en de doorstroming van informatie visueel worden weergegeven.
Tot slot worden alle bevindingen samengevat in een overzichtelijk rapport, dat als basis dient voor verdere optimalisatie en implementatie van het systeem.
Design
In de ontwerpfase van het Obeya Scaling System wordt een gedetailleerd raamwerk opgesteld dat de basis vormt voor een effectief en samenhangend netwerk van obeya’s. Hierbij worden de ontwerpprincipes en bestaande rituelen en routines besproken en herzien om een optimale werkwijze te waarborgen.
Daarnaast wordt het gewenste obeya-netwerk visueel in kaart gebracht, zodat de onderlinge verbanden en de stroom van informatie binnen de organisatie helder en gestructureerd worden weergegeven.
Implement
De implementatiefase van het Obeya Scaling System richt zich op een doordachte en een soepele integratie binnen de bestaande organisatieprocessen. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat het systeem naadloos aansluit op de huidige werkwijze en dat de betrokken teams effectief kunnen samenwerken. Daarnaast vindt er een continue evaluatie en optimalisatie plaats, zodat het systeem zich blijft ontwikkelen en optimaal blijft functioneren binnen de dynamiek van de organisatie.
De direct herkenbare waarde van het Obeya Scaling System
Wat zijn de belangrijkste benefits van het Obeya Scaling System?
- Cascadering van prioriteiten en doelstellingen door focus en alignment die zorgt voor een eenvoudig herkenbare gezamenlijke strategische richting.
- Feedbackflow door effectieve PDCA waardoor initiatieven continu in samenhang worden gemonitord op hun bijdrage aan het gezamenlijke doel.
- Transparante governance met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en processen die zorgen voor een gestroomlijnde organisatie.
- Gestandaardiseerde formats met uniforme templates en visualisaties die zorgen dat iedereen snel en effectief inzicht krijgt in de juiste informatie op de diverse obeya-borden.
Conclusie
Het Obeya Scaling System biedt een gestructureerde en holistische benadering voor organisaties die streven naar effectieve sturing van brede portfolio’s met meerdere obeya’s. Door geïntegreerde afstemming, transparante governance en geharmoniseerde formats te gebruiken, kunnen organisaties de realisatie van hun strategische doelstellingen efficiënter realiseren en een cultuur van continue verbetering bevorderen.
Voor besluitvormers en experts biedt het Obeya Scaling Model een robuust raamwerk om de complexiteit van moderne organisaties effectief te beheren. Het draagt bij aan betere focus, snellere besluitvorming en een effectievere strategie-executie.
