Met design thinking bouwen aan de regionale samenwerking van reddingsbrigades
Met het programma Connect to our Future zetten de verschillende reddingsbrigades in de provincie Utrecht in op toekomstbestendige dienstverlening. Onder begeleiding van Improven is in meerdere fasen gezamenlijk gewerkt aan het opstellen van een jaarplan en het ontwikkelen van een samenwerkingsmodel.
De Regionale Voorziening Reddingsbrigades Utrecht (RVR Utrecht) is het samenwerkingsverband van aangesloten reddingsbrigades, bestaande uit Amersfoort, Bunschoten, De Ronde Venen, Houten, IJsselstein, Nieuwegein, Utrecht en Vianen. Deze reddingsbrigades draaien volledig op de inzet van vrijwilligers en zorgen met ruim 200 lifeguards dagelijks voor veiligheid in, op en langs het water.
De ontwikkelingen in het werkveld volgen elkaar de laatste jaren snel op. Om ook de komende jaren succesvol te blijven als samenwerkingsverband en wendbaar te zijn bij nieuwe ontwikkelingen is aan Improven gevraagd om mee te denken en te bouwen aan de regio van de toekomst. Daarbij gaat het om de periode 2025-2030.
Design thinking
Aan de basis van het ontwikkelproces lag de design thinking-methodiek, een integrale aanpak waarbij de nadruk ligt op de behoeften van de klant – in dit geval dus de reddingsbrigades binnen RVR Utrecht – ten aanzien van het samenwerkingsverband.
Belangrijkste uitgangspunt van design thinking is dat de gebruiker centraal staat in de manier waarop processen en werkvormen worden georganiseerd.
De oplossingsrichting werd in vijf verschillende fases ontworpen en verder uitgewerkt:
Fase 1: ontdekken
Wat? Dat was de startvraag voor de eerste fase van het programma. Nadat het onderzoeksteam van Improven een beeld had gevormd van de context (tools: dataonderzoek, interviews), werd het programma afgetrapt met een gezamenlijke workshop in de vorm van een panelsessie. Deze sessie bleek een effectieve manier om in contact te komen met de reddingsbrigades en verschillende perspectieven op het samenwerkingsverband op te halen.
Binnen de design thinking-methodiek is het cruciaal om de behoefte van de gebruiker zo goed mogelijk te begrijpen, als basis voor de daaropvolgende fases (waarbij geldt: behoefte = oplossing).
Het resultaat van deze fase bestond uit helderheid over het ‘waarom’, de houding van betrokkenen, gemeenschappelijke thema’s en de gedeelde visie en werkwijze.
Fase 2: definiëren
In de tweede fase clusterden de consultants van Improven alle verzamelde informatie om tot de kern van het probleem te komen. Met als belangrijke vraag: wat zorgt ervoor dat de samenwerking een volgende stap kan maken? Uit deze analyse kwamen vier pijlers naar voren: inzicht & overzicht, organisatorische inrichting, beleidsafspraken en cultuur.
Vervolgens voerden ze een fit-gap analyse uit (tools: huiswerkopdracht, stickeren) om de belangrijkste struikelblokken te identificeren en te bepalen wat de prioriteiten zijn om nu mee aan de slag te gaan. “Een belangrijke stap”, benadrukken de consultants, “aangezien dit het vertrekpunt is richting de toekomst van de regio.”
Het belangrijkste resultaat van deze fase was de vaststelling dat het verkrijgen van inzicht prioriteit moet krijgen. “Dat wil zeggen: inzicht in de activiteiten van iedere lokale reddingsbrigade (‘wat’ ze doen), alvorens een model opgezet kan worden (‘hoe’ ze dat het beste kunnen doen).
Fase 3: ontwerpen
Zodra duidelijk was wat ten grondslag lag aan het vraagstuk, werd de derde fase – de ontwerpfase – gebruikt om tot een oplossingsrichting te komen.
Een van de workshops stond daarom in het teken van concretiseren. Afgevaardigden van elke lokale reddingsbrigade gingen per werkgebied (dat wil zeggen: materiaal, opleidingen, communicatie) brainstormen hoe zij de samenwerking werkbaar zouden kunnen maken over alle brigades heen (tools: break-outs, brainwriting).
Per werkgebied werd vervolgens geanalyseerd wat gemeenschappelijke thema’s zijn, en waar verschillen zitten tussen brigades.
Fase 4 en 5: ontwikkelen en testen
De workshop stond ook in het teken van het verder ontwikkelen van de samenwerking, met de nadruk op ambitie, doelen en praktisch doen. Op basis van het inzicht per werkgebied stelden de deelnemers een concreet (jaar)plan op (de ‘wat’) en werkten ze de organisatorische inrichting visueel uit (de ‘hoe’) (tools: OGSM-model, organogram).
Een cruciaal onderdeel van het samen aan de slag gaan, zo leggen de consultants uit, is de saamhorigheid – wat bijdraagt aan de vierde pijler: cultuur. De brigades gingen daarmee af van het ‘eilandjesgevoel’ en bouwden samen aan een gedeelde basis, waarbij iedere reddingsbrigade zijn bijdrage levert.
Tot slot werd aandacht besteed aan het benoemen van gezamenlijke kernwaarden (tool: ballooning). Hieruit kwamen gelijkwaardigheid, van elkaar leren, het groepsbelang en transparantie als belangrijkste waarden naar voren.
Resultaat
Met behulp van de design thinking-methodiek en de begeleiding vanuit Improven hebben de Reddingsbrigades in de regio Utrecht aan het einde van het Connect to our Future-programma belangrijke resultaten weten te realiseren.
Om te beginnen beschikken ze nu over een goed in zicht in de vier pijlers die aandacht vragen en zijn de vijf belangrijkste verbindende werkgebieden gezamenlijk geprioriteerd. Daarnaast is per werkgebied nu helder wie wat doet, wat zorgt voor meer overzicht en grip binnen het samenwerkingsverband.
Ook is een eerste aanzet gedaan tot het opstellen van een jaarplan voor elk werkgebied. Bovendien is nu voor alle stakeholders duidelijk wat de behoefte is en naar welke oplossingsrichting toegewerkt kan worden.
Tot slot was een belangrijk onderdeel van de transitie zorgdragen voor kennisborging. De consultants van Improven hebben alle relevante kennis overgedragen aan het team, waardoor de reddingsbrigades nu zelfstandig verder kunnen bouwen aan de toekomst van de organisatie.
