Vijf stappen voor betere besluitvorming binnen organisaties
Het is wellicht een van de grootste open deuren in managementland: ‘Goede besluitvorming is cruciaal voor de strategische en culturele koers van een organisatie’. Toch blijkt effectief besluiten nemen in de praktijk een van de lastigste uitdagingen voor leiders en managers, die zich bovendien in een almaar sneller veranderend landschap bevinden. Experts van BTS hebben vijf belangrijke tips voor ze.
Op een doorsnee dag worden op alle niveaus en door allerlei mensen binnen een organisatie talloze besluiten genomen. Dat al die beslissingen op een gecoördineerde, feitelijke en op elkaar afgestemde manier worden genomen, is van groot belang voor het succes van de strategie én de uitvoering daarvan.
Besluitvorming kan om uiteenlopende redenen vastlopen. Een bekende valkuil is ‘besluitverlamming’: leiders worden geconfronteerd met zoveel keuzemogelijkheden dat ze geen knoop durven doorhakken, met stilstand van de organisatie tot gevolg.
Daarnaast ontstaan problemen wanneer het leiderschapsteam niet op één lijn zit, besluiten niet op feiten zijn gebaseerd, of wanneer organisaties wel zijn veranderd in structuur en cultuur, maar nog steeds beslissen op basis van verouderde governance.
Besluitvorming nu belangrijker dan ooit
Middelgrote organisaties staan de laatste jaren onder enorme druk, wat de besluitvorming alleen maar complexer heeft gemaakt. Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op, waardoor snelle aanpassing noodzakelijk is. Daarbij vragen voortdurend veranderen klantwensen om snelle, effectieve reacties.
De markt is competitiever dan ooit tevoren, in het bijzonder door de lagere toetredingsdrempels voor nieuwe bedrijven. Daarnaast groeit de vraag naar gepersonaliseerde en geïntegreerde oplossingen, terwijl bedrijfsmodellen onderling steeds afhankelijker worden, met als gevolg dat de besluitvorming meer flexibel moet worden ingestoken. Ook neemt het belang van diverse perspectieven en samenwerking bij het nemen van besluiten sterk toe.
“Middelgrote organisaties staan de laatste jaren onder enorme druk, wat de besluitvorming complexer heeft gemaakt.”
Al deze factoren veranderen de spelregels voor bedrijven en maken kwalitatief hoogwaardige en snelle besluitvorming niet alleen wenselijk, maar essentieel om concurrerend te blijven.
Vijf stappen voor effectieve besluitvorming
De belangrijkste vraag die oprijst is: Hoe zorg je nu voor betere, snellere besluitvorming? Onderzoek van BTS laat zien dat er vijf concrete stappen zijn die organisaties helpen om hun besluitvorming te verbeteren en te versnellen:
1: Knelpunten in kaart
De eerste stap is het in kaart brengen van de knelpunten. Dit betekent dat helder moet worden waar de grootste problemen zich bevinden en wat er op het spel staat als er niets verandert.
Daarbij is het belangrijk om zowel de omvang als de aard van het probleem te begrijpen. Speelt het probleem slechts binnen één team, op een specifiek organisatieniveau of binnen één functie? Of zijn de knelpunten breder verspreid over meerdere onderdelen van de organisatie en raken ze de onderlinge samenwerking?
Ook de aard van de knelpunten moet worden onderzocht: gaat het bijvoorbeeld om een kennis- of vaardigheidsgebrek dat op te lossen is met training of betere informatievoorziening? Of gaat het om diepgewortelde gedragspatronen die in de loop der tijd zijn ingesleten en nu moeten worden doorbroken?
2: Analyseer huidige besluitvorming
De tweede stap is het analyseren van het huidige besluitvormingslandschap. Hier draait het om het blootleggen van hoe beslissingen vandaag de dag in de praktijk genomen worden.
Waar zitten de blokkades precies? Zijn er processen die hun functie verloren hebben en nu eerder belemmeren dan helpen? Is er onduidelijkheid over welke afwegingen als acceptabel worden gezien? Werken teams met tegenstrijdige data of ontbrekende informatie, waardoor ieder zijn eigen waarheid hanteert? Duidelijkheid over deze onderliggende oorzaken is cruciaal voor elke stap die volgt.
3: Prioriteiten stellen en tools selecteren
Op basis van de inzichten uit de eerste twee stappen kunnen prioriteiten worden gesteld: welke aspecten van besluitvorming verdienen nu de meeste aandacht? Kies gericht een paar kernpunten die het grootste verschil maken, en ondersteun die met passende hulpmiddelen en structuren.
“Besluiten vormen de bouwstenen van de toekomst van een organisatie.”
Dit betekent ook: helder maken hoe beslissingen genomen moeten worden. Voor een organisatie met een matrixstructuur kan dit bijvoorbeeld inhouden dat niet langer meerdere personen samen verantwoordelijk zijn voor een besluit, maar dat er één duidelijke beslisverantwoordelijke wordt aangewezen – iemand met mandaat.
4: Vertaal inzichten naar de praktijk
Vervolgens is het van belang om het conceptuele om te zetten in praktische toepasbaarheid. Organiseer simulaties of werksessies waarin teams in een veilige setting kunnen oefenen met de nieuwe manier van besluiten nemen.
Investeer bovendien gericht in het versterken van vaardigheden die nodig zijn om effectief te opereren in een vernieuwde besluitvormingsstructuur. Denk aan het goed kaderen van beslissingen, het voeren van constructieve discussies en het overtuigend beïnvloeden van besluitvormingsprocessen.
5: Veranker en versterk nieuwe werkwijzen
De laatste stap is het structureel verankeren van de nieuwe aanpak. Zorg dat ondersteunende processen en systemen de gewenste gedragingen stimuleren en niet onbedoeld ondermijnen.
Denk verder aan het herzien van goedkeuringsprocedures, verantwoordingsmechanismen en evaluaties na besluitvorming. Gebruik regelmatige feedback om gedrag te monitoren en bij te sturen.
Conclusie
Besluiten vormen dus de bouwstenen van de toekomst van een organisatie. Leiders moeten daarom alert zijn op signalen dat het besluitvormingsproces niet meer in lijn is met de gewenste strategie of cultuur.
Door dit tijdig te herkennen en gericht te verbeteren, bouwen zij aan een organisatie die sneller, effectiever en veerkrachtiger kan inspelen op de uitdagingen van morgen.
