Aluminiumbedrijf Mifa maakt succesvolle overstap naar nieuw ERP-systeem

Mifa Aluminium, onderdeel van Aalberts, heeft een nieuw ERP-systeem in gebruik genomen. De succesvolle transformatie naar het nieuwe systeem werd begeleid door Skopos, dat al langer samenwerkt met Mifa.

Als specialist in aluminium extrusie produceert Mifa Aluminium hoogwaardige profielen, volledig afgewerkt tot eindproducten. Mifa levert aan sectoren zoals luchtvaart, defensie en medische technologie. Wat Mifa naar eigen zeggen onderscheidt, is de uitzonderlijke precisie waarmee het zijn producten vervaardigt, een nauwkeurigheid die, zo stelt het bedrijf, binnen Nederland en Europa nauwelijks wordt geëvenaard. 

Sinds 2017 maakt Mifa deel uit van Aalberts, een beursgenoteerde technische onderneming. 

Nieuw ERP-systeem

Na 25 jaar was het bestaande ERP-systeem aan vervanging toe. Bovendien kwam in 2019 het zusterbedrijf Surface Treatment onder het management van Mifa. “Surface Treatment werkte met een Duits maatwerkpakket, dat we niet in ons oude ERP-systeem wilden integreren”, vertelt Ronald Logtens, finance director bij Mifa. De implementatie van een nieuw ERP-systeem bood een kans om beide bedrijven verder naadloos te integreren.

Om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden, nodigde Mifa reeds in 2016 tien ERP-leveranciers uit. Na verschillende presentaties ontstond een shortlist van drie pakketten. 

Twee jaar later, in 2018, werd vervolgens samen met Skopos, een specialist in IT-implementaties, een blauwdruk gemaakt om alle bedrijfsprocessen in kaart te brengen. “We wilden namelijk weten wat we écht nodig hadden én wat een nieuw systeem ons kon brengen”, aldus Logtens.

Dat Mifa voor de huidige opdracht opnieuw aanklopte bij Skopos, was dan ook weinig verrassend. Het adviesbureau uit Hengelo helpt elke dag opdrachtgevers met het optimaliseren van processen en bij pakketselecties en implementaties van ERP- en andere softwaresystemen.  

“Ik ken Skopos al heel lang”, zegt Logtens. “Een jaar of tien geleden heeft Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse bij ons een IT-landschappen-inventarisatie gedaan. Zijn analyse en aanpak was spot on.”

Eenmaal aan boord voerde Skopos eerst een fit gap-analyse uit op de drie overgebleven pakketten van de shortlist. Hierbij werd gekeken in hoeverre elk systeem aansloot op de bedrijfsprocessen van Mifa. Op basis van deze analyse viel SAP af, en bleven IFS en Microsoft Dynamics over. “Uiteindelijk hebben we voor Dynamics gekozen”, deelt Logten.

De juiste partner vinden

Met de keuze voor Dynamics begon de volgende fase: de implementatie. “De volgende stap was het vinden van de juiste implementatiepartner”, geeft Eric te Velthuis aan, senior adviseur bij Skopos. “We hebben Mifa in die zoektocht begeleid en uiteindelijk is de keuze op Fellowmind gevallen.”

Te Velthuis vervolgt: “Vervolgens hebben we de tijd genomen om de implementatie goed voor te bereiden.” Zo werd eerst de blauwdruk nog eens onder de loep genomen – “die was immers al een paar jaar oud”. Ook werd uitgewerkt wat in welke fase opgeleverd moest worden, wat de key users moesten doen én wat er wanneer van hen werd verwacht. “Deze uitgebreide voorbereiding heeft voor veel efficiency verderop in het project gezorgd.”

“Daarnaast hebben we vier bedrijfsprocessen geselecteerd die ‘Mifa écht Mifa maken’”, vult Logtens aan. “We wilden namelijk aan de voorzijde alvast wat zekerheid inbouwen. Daarom hebben we onze vier meest cruciale processen in Dynamics al volledig ingericht. Toen die goed draaiden, konden we met zekerheid zeggen dat dit pakket voor ons de juiste keuze was. En bovendien konden we zo uitsluiten dat er later in het project maatwerk nodig zou zijn.”

Go-live

Als projectleider werkte Te Velthuis nauw samen met de key-users en de product owner en bewaakte hij het proces. Logtens: “Dat deed hij op een goede manier en met flinke toewijding – streng, maar rechtvaardig. Iedereen is druk, dus om het overzicht te bewaren is die externe begeleiding essentieel.”

De livegang van het nieuwe ERP-systeem vond plaats op 21 mei 2024. “Wel was de eindsprint nog even spannend”, blikt Logtens terug. “De key user die verantwoordelijk was voor de data-migratie kreeg een andere baan. Dat was schrikken, maar uiteindelijk hebben we met de extra inzet van Skopos de achterstand weg kunnen werken”, deelt hij enthousiast.

De overstap verliep verder succesvol, zonder noemenswaardige problemen en nu, zo’n zes maanden later, is de implementatie grotendeels afgerond. “Mijn inzet zou stoppen na de livegang, maar uiteindelijk heb ik de opstart van fase twee van het project ook nog begeleid”, zegt Te Velthuis. “De key users blijven actief betrokken, wat zorgt voor continuïteit.” 

Adoptie

Logtens blikt tevreden terug op het traject. “Je merkt nu pas, een half jaar na livegang, dat mensen de software geadopteerd hebben”, concludeert hij. “Het duurt langer dan verwacht voordat mensen gewend zijn aan een nieuw systeem, maar we zien nu dat het soepeler en gemakkelijker gaat.”

Met een goed werkend systeem en een geslaagde samenwerking met Skopos kijkt Mifa in elk geval met vertrouwen naar de toekomst. “Wij, Skopos en Fellowmind hadden de gezamenlijke ambitie om binnen de vooraf gestelde tijd en budget onze implementatie te laten slagen. En dat is gelukt!”, rondt Logtens af.