Stedin versnelt de energietransitie met pitstops
De afdeling Asset Management van Stedin staat de komende jaren voor een complexe opgave en een scala aan uitdagingen. Met een meer gestroomlijnde en efficiëntere manier van werken is de afdeling klaar om deze uitdagingen met vertrouwen aan te gaan. Bij de ontwikkeling van het nieuwe model werd Stedin ondersteund door ValueQonnect en BearingPoint.
Om aan de groeiende vraag naar duurzame energie te voldoen, moet Stedin het elektriciteitsnetwerk in Zuid-Holland, Zeeland en Utrecht de komende jaren verder moderniseren en uitbreiden. Tegelijkertijd hangen er dreigingen in de lucht als toenemende netcongestie en personeelstekorten, en vraagt de omgeving om meer transparantie in de keuzes die Asset Management maakt.
“Toen ik begon bij Stedin, ongeveer zes jaar geleden, telde de afdeling Asset Management ongeveer 250 medewerkers. Nu zijn dat er 375 en we groeien door naar 450 mensen”, zegt Jan van Oorschot, directeur Asset Management bij Stedin. “Deze groei is noodzakelijk om de toenemende complexiteit en de vele nieuwe eisen en uitdagingen die de energietransitie met zich meebrengt, het hoofd te bieden. Tegelijkertijd moet het ook bestuurbaar blijven.”
De afdeling Asset Management is verantwoordelijk voor het ontwerp, de aanleg en het beheer van het elektriciteits- en gasnetwerk. “De afdeling was over een aantal kolommen ingericht. Dat werkte heel lang goed, maar met de huidige uitdagingen is een andere manier van werken nodig.”
Target Operating Model
Stedin vroeg management consultants en energie-experts Ravish Mehairjan (ValueQonnect) en David Bergsma (BearingPoint) om te bekijken op welke manier asset management beter bestuurd zou kunnen worden. Hun expertise in complexe organisatietransformaties en vernieuwende kijk op asset management heeft Stedin geholpen om een efficiënter en effectiever systeem te ontwikkelen.
“Ravish, David en het team van BearingPoint-consultants hebben ons geholpen om te kijken naar wat de best practices zijn vanuit modellen zoals Institute of Asset Management en NTA 8120”, legt Van Oorschot uit. Dit model benadrukt integrale sturing en regie bij alle stappen van asset management.
Stedin wil hierbij zoveel mogelijk gebruikmaken van standaardoplossingen omdat deze snel te realiseren zijn. Ook moet de digitalisering van het stroomnet worden versneld om zo het elektriciteitsnetwerk beter te benutten. Daarnaast heeft Stedin product-assetsregisseurs aangesteld om de levenscyclus van producten en assets beter af te stemmen.
Pitstops
Een van de aspecten van de aanpak die de consultants hanteerden is het gebruik van ‘pitstops’. Deze pitstops zijn intensieve en doelgerichte sessies waarin verschillende teams binnen en buiten Asset Management samenkomen om specifieke problemen te bespreken en op te lossen.
“De pitstops zijn ontworpen om snel en efficiënt te werken, vergelijkbaar met een Formule 1-pitstop”, verduidelijkt Erwin van Gulik, die als Senior Adviseur nauw betrokken is bij de verandering. “Tijdens deze sessies worden problemen geïdentificeerd, oplossingen besproken en beslissingen genomen, allemaal binnen een kort tijdsbestek. Dit zorgt ervoor dat de afdeling Asset Management continu in beweging blijft en snel kan reageren op veranderingen en nieuwe uitdagingen.”
Draagvlak
De pitstops vroegen in het begin veel van mensen. Van Oorschot: “Een nieuwe manier van werken is altijd spannend. Maar we zijn daarin heel goed begeleid. De sessies waren tot in de puntjes voorbereid. Iedereen kwam aan het woord, dus niet alleen een paar dominante mensen waar de rest dan achteraan loopt. Daar werd heel scherp op gelet.”
Van Gulik vult aan: “Ik gebruik altijd de formule ‘impact = kwaliteit x acceptatie.’ Er zijn tijdens die sessies heel veel geeltjes geplakt. Maar we deden het echt samen. Iedereen voelde zich gehoord. Dan ontstaat er draagvlak en energie daarmee kun je impact maken. En dat is ook gebeurd.”
“We hadden het systeem ook op papier kunnen uitdokteren, een organisatieharkje kunnen tekenen. Daar was misschien hetzelfde uitgekomen, maar daarmee heb je nog geen draagvlak. Juist door het samen te doen en de juiste expertise, ook van buiten Asset Management, aan tafel te hebben leverde heel erg veel op”, vertelt van Van Oorschot trots.
De pitstops zijn niet alleen bedoeld om snel problemen op te lossen. “De pitstops hebben ons geholpen om een gemeenschappelijk begrippenkader te creëren, zodat iedereen binnen de afdeling begrijpt wat er bedoeld wordt met bepaalde termen en concepten”, zegt Van Gulik. ”Dit heeft geleid tot een betere communicatie en samenwerking binnen de afdeling.”
Transparantie en samenwerking
Een ander belangrijk aspect van de transformatieve aanpak is de focus op transparantie en samenwerking. “We willen meer transparantie en samenwerking binnen de afdeling en met andere collega’s binnen Stedin”, aldus Van Oorschot.
“Dit wordt bereikt door regelmatig samenwerkingsdagen te organiseren waar medewerkers van verschillende teams samenkomen om problemen te bespreken en oplossingen te vinden. Deze aanpak zorgt ervoor dat iedereen binnen de afdeling op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen en dat er een gezamenlijke inspanning is om de energietransitie te versnellen.”
Overwonnen uitdagingen
Met de nieuwe werkwijze heeft Stedin verschillende uitdagingen overwonnen. Een van de grootste uitdagingen was de verkokering binnen de afdeling Asset Management.
“Iedereen deed heel hard zijn stinkende best binnen zijn eigen kolommen, maar er was weinig samenwerking tussen de verschillende teams”, stelt Van Oorschot. “De pitstops hebben geholpen om deze verkokering te doorbreken, draagvlak te creëren en de samenwerking tussen teams te verbeteren.”
Stedin heeft de uitdaging van toekomstbestendig netbeheer aangepakt door asset management anders te benaderen. “We moesten ons op een andere manier besturen en beheren, wat nieuwe competenties en vaardigheden vereist”, verduidelijkt Van Gulik. “Dankzij de transformatieve aanpak en de ondersteuning van ValueQonnect en BearingPoint zetten wij grote stappen in de ontwikkeling van deze capabilities en zijn we beter voorbereid op de toekomst.”
