Kwattaas helpt afvalinzamelaar met structurele efficiëntie- en effectiviteitsslag
Adviesbureau Kwattaas heeft een afvalinzamelingsbedrijf geholpen met het realiseren van een structurele efficiëntie- en effectiviteitsslag. Daarvoor moest wel eerst een complexe organisatorische uitdaging worden opgelost.
Het is een streven van vrijwel iedere organisatie: tijd, geld en talent slimmer inzetten. Zo ook van de Nederlandse afvalinzamelaar. In het verleden waagde het bedrijf eigenhandig allerlei pogingen, maar keer op keer bleef het gewenste resultaat uit.
Om alsnog grip te krijgen op zijn optimalisatieproces, klopte de afvalinzamelaar uiteindelijk aan bij Kwattaas, een bureau gespecialiseerd in operational excellence. “We kregen de vraag om orde te scheppen, regie te nemen en resultaten te boeken”, vertelt Willem van Wijngaarden, partner bij Kwattaas.
Symptoombestrijding
Bij binnenkomst troffen de adviseurs van Kwattaas een welbekende situatie aan. Als er veel losse initiatieven lopen binnen een organisatie, raakt het overkoepelende doel ervan weleens uit beeld. Ondanks dat iedereen hard werkt, worden dan vooral symptomen bestreden. Deze dynamiek kan bovendien leiden tot (veel) frustratie op de werkvloer.
Zo’n patroon kan doorbroken worden door scherp te definiëren welk doel een organisatie heeft. Dat doel biedt namelijk houvast: door mogelijke oplossingen erlangs te leggen kan eenvoudig worden nagegaan of ze bijdragen aan het verhelpen van de problematiek, of slechts symptomen bestrijden.
Onder begeleiding van het adviesbureau bepaalde het afvalinzamelbedrijf zijn organisatiedoel: effectief en efficiënt afval inzamelen. “Alles wat deze organisatie doet, moet in principe dus bijdragen aan het verwezenlijken van dat doel”, geeft Van Wijngaarden aan.
Wat schort eraan?
Niet alleen het organisatiedoel moest nauwkeurig worden vastgesteld, maar ook het precieze probleem dat de afvalinzamelaar belemmert om dit doel te bereiken: waarom is deze organisatie niet in staat om effectief en efficiënt afval in te zamelen?
“Door alle chauffeurs, vlootmanagers, planners en technici erbij te betrekken ontstonden oplossingen waar iedereen zich in kon vinden.”
Al vlug bleek dat het probleem met name te maken had met de vuilniswagenvloot. Er was onder andere onvoldoende zicht op de statussen en locaties van de wagens. Dat bemoeilijkte het maken van planningen – wat uiteraard een vlotte operatie in de weg staat.
Belang van samenhang
Eerder had de afvalinzamelaar al een aantal deeloplossingen bedacht voor de problemen met de vuilniswagenvloot. Een gedegen samenhang tussen deze oplossingen ontbrak echter.
De afvalinzamelaar had bijvoorbeeld al bedacht dat er een registratiesysteem zou moeten komen voor de wagens. Zo’n systeem heeft echter pas waarde als het op de juiste manier wordt gebruikt, maar daar had de afvalverzamelaar nog geen aandacht aan besteed.
Samen met alle betrokken medewerkers bracht Kwattaas samenhang in het vraagstuk door het organisatiedoel, de problematiek en de oplossingen op elkaar af te stemmen. “Door alle chauffeurs, vlootmanagers, planners en technici erbij te betrekken kwamen zij ook op één lijn”, aldus Van Wijngaarden. “Zo ontstonden er oplossingen waar iedereen zich in kon vinden.”
Complexe implementatie
De inspanningen mondden uit in een roadmap voor het implementeren van de oplossingen. De afvalinzamelaar zou daar zelf zorg voor gaan dragen, maar dat bleek gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Daarom klopte het bedrijf nogmaals aan bij Kwattaas. Al snel werd duidelijk dat de ontoereikende organisatiestructuur van de afvalinzamelaar een effectieve implementatie in de weg zat. Die moest dus worden aangepast om de oplossingen wél te laten werken.
Het realiseren van deze organisatorische verandering was een complexe uitdaging. Zo was het boven water halen van de juiste informatie al een hele klus omdat veel zaken – denk aan het aantal fte’s per afdeling en de precieze taakverdeling – niet of nauwelijks waren vastgelegd.
“De afvalinzamelaar is nu effectiever en efficiënter, terwijl medewerkers meer werkplezier ervaren.”
Nog ingewikkelder was het bepalen van de opbrengsten. Die zijn namelijk afhankelijk van heel wat variabelen.
“Wat als bijvoorbeeld minder schade gereden wordt, wat levert dat dan op? Dat gaat over de schadekosten zelf, maar ook over handlingskosten, de tijd dat een wagen uit roulatie is en wat je in die tijd had kunnen doen”, schetst Van Wijngaarden. “Ook dat inzicht was er nog niet. Daarvoor hebben we een structuur opgezet, met input van de organisatie.”
Effectiever, efficiënter én meer werkplezier
Door hun gezamenlijke inzet achterhaalden de afvalinzamelaar en Kwattaas uiteindelijk welke organisatorische aanpassingen nodig zouden zijn voor de beoogde oplossingen.
In eerste instantie leek het erop dat afvalinzamelaar zo snel mogelijk én fors zou moeten investeren in extra personeel. Kwattaas zag echter een manier om die hoge kostenpost voorlopig te omzeilen.
Waar het organisatorische veranderscenario was afgestemd op het ideaalbeeld van de afvalverzamelaar, stelde het adviesbureau vast dat bepaalde controles en handelingen binnen de nieuwe organisatiestructuur overbodig zouden zijn.
Volgens Kwattaas was het daarom slimmer om in eerste instantie te investeren in initiatieven met het hoogste rendement en pas later in extra personeel, mocht de nieuwe organisatiestructuur in z’n geheel worden doorgevoerd.
De directie van de afvalinzamelaar schaarde zich snel achter het plan. Onder supervisie van Kwattaas startte vervolgens het implementeren van de oplossingen. Het resultaat? “De afvalinzamelaar is nu effectiever en efficiënter, terwijl medewerkers meer werkplezier ervaren”, aldus Van Wijngaarden. “En dat is natuurlijk minstens zo belangrijk.”
