Douwe Ribbink over de groei van Digital & Analytics binnen EPSA Procurement
Zo’n achttien maanden geleden lanceerde EPSA Procurement het Digital & Analytics-team. We gingen in gesprek met praktijkleider Douwe Ribbink over de dienstverlening en de waarde die het team toevoegt bij klanten.
Wat voor dienstverlening bieden jullie aan?
“Ons team combineert inhoudelijke kennis van procurement met kennis van inkoopsystemen. Daarnaast denken we strategisch mee over de inzet van inkooptooling- en data, én voeren projecten uit waarin we technologie toepassen om inkoop slimmer, duurzamer en efficiënter te maken.”
“Binnen dit speelveld richten we ons op diverse aspecten, zoals de inrichting en implementatie van source-to-pay-systemen, datavisualisatie, het ontwikkelen van AI-gedreven toepassingen, spendanalyses, Scope 3-analyses van koolstofdioxide, en meer.”
Heb je een voorbeeld van een project?
“We hebben bijvoorbeeld diverse projecten uitgevoerd op het gebied van procurement tooling, oftewel digitale hulpmiddelen voor het inkoopproces. Daarbij vormt de klant het uitgangspunt: wat is er nodig en welke tool past daarbij? Daarna kijken we samen hoe we die tool goed kunnen inzetten, zodat het écht helpt in de praktijk. Dit gaat verder dan alleen implementatie – het begint met het begrijpen van de behoeften van de klant.”
“Een voorbeeld uit onze praktijk: bij een groot e-commercebedrijf is een digitaal inkoopsysteem (source-to-pay) geïntroduceerd. Echter sluit de inrichting van het systeem beperkt aan bij de interne werkwijze. Dit heeft geleid tot een lage adoptiegraad.”
“In plaats van enkel het systeem aan te passen, zijn we samen met de klant teruggegaan naar de basis: welke doelen willen we met het systeem bereiken en hoe kunnen we het succes van die doelen meten met kpi’s, zodat we continu kunnen monitoren en verbeteren? Wij helpen nu het systeem beter aan te laten sluiten op de wensen en behoeften van de gebruikers. Dit zal leiden tot een hogere adoptie en gebruikerstevredenheid – omdat het systeem dan echt ondersteunend is.”
En op het gebied van analytics en dashboarding?
“We helpen klanten om hun inkoopdata om te zetten in bruikbare stuurinformatie. Met tools als Power BI analyseren, modelleren en visualiseren we data, zodat inzicht ontstaat in kansen voor verbetering van inkoopprocessen en -strategieën.”
“Een voorbeeld is een project bij een bouwbedrijf waar we een Scope 3-analyse hebben uitgevoerd. Dit brengt de indirecte uitstoot van broeikasgassen in kaart, bijvoorbeeld bij de productie van ingekochte goederen en diensten. Door databronnen te koppelen aan de spendanalyse, hebben we inzichtelijk gemaakt welke materialen en leveranciers de meeste uitstoot veroorzaken. Met die inzichten kan het bedrijf gerichte maatregelen nemen om de keten duurzamer te maken.”
“Ook ontwikkelen we voor tal van klanten oplossingen voor datavisualisatie, bijvoorbeeld voor gebieden waar visuele stuurinformatie nog beperkt beschikbaar is of waar standaardpakketten nog tekortschieten.”
Jullie focus ligt op digital & analytics. Hoe werken jullie samen met andere teams binnen EPSA?
“We werken nauw samen met verschillende teams binnen EPSA Procurement (rond de 400 professionals). Samen zorgen we ervoor dat we een inkooptransformatie end-to-end kunnen begeleiden en realiseren. Hiermee kunnen we het verbeterpotentieel echt realiseren in de praktijk – dit draagt bij aan kostenbesparingen, efficiëntie en prestaties.”
Samen met EPSA Digital ontwikkelen jullie ook nieuwe oplossingen en tools...
“Klopt, we hebben al wat tools binnen onze portefeuille, zoals de Contractanalysator. Deze oplossing extraheert informatie uit contracten, structureert deze en biedt de output aan in een gestandaardiseerd en bruikbaar formaat.”
“De nieuwste ontwikkelingen zijn SpendSense en de AI-aanbestedingsjurist. SpendSense kan worden gebruikt voor het automatisch opschonen en categoriseren van spenddata met behulp van large language model en generatieve AI.”
“De AI-aanbestedingsjurist geeft juridisch advies voor aanbestedingen, hiermee kunnen onze juristen veel efficiënter werken. De output is gebaseerd op aanbestedingsjurisprudentie van Van Doorne – hiermee zijn we zeker dat de output wordt gegenereerd vanuit een betrouwbare bron.”
Hoe kijk je terug op de eerste achttien maanden?
“We kijken terug op een succesvol eerste anderhalf jaar, waarin we mooie stappen hebben gezet. We hebben ons team uitgebouwd en helpen klanten in het slimmer en duurzamer maken van inkoop met behulp van data en technologie.”
