Skopos begeleidt maakbedrijf Climate For Life met ERP-implementatie
Climate for Life, een producent van energieoplossingen, heeft een succesvolle ERP-implementatie afgerond. Het bedrijf kreeg hierbij ondersteuning van organisatieadviesbureau Skopos, van pakketselectie tot implementatie.
In 2016 kwam Climate for Life (CFL) voort uit de fusie tussen energiesysteemspecialist KlimaatGarant en maakbedrijf Itho Daalderop.
Het bedrijf stond recent voor een stevige uitdaging: het organisatiebreed implementeren van een nieuw ERP-systeem. Met een ERP-systeem kan een bedrijf al zijn kernprocessen – zoals financiën, logistiek en HR – centraal aansturen. Dit zorgt onder de streep voor meer efficiëntie en overzicht.
Het implementeren van een ERP-systeem was een aanzienlijke klus. Zo moet het systeem geschikt zijn voor de uiteenlopende afdelingen. Daarnaast zijn er de grote schaal – CFL heeft een omzet van ruim €221 miljoen en een aanzienlijk personeelsbestand – en complexe organisatiestructuur. Al met al vroeg dit om een doordachte aanpak.
“Met ruim 500 medewerkers en veel disciplines die in één ERP-pakket moeten samenwerken, was een blauwdruk onmisbaar als startpunt”, vertelt Kerst Algera, CEO van CFL.
“Hoewel zo’n document nooit de volledige complexiteit vangt, helpt het wel enorm om scherp te krijgen welk pakket je nodig hebt”, legt hij uit. “Dankzij de blauwdruk van Skopos kregen we een evenwichtig beeld van alle afdelingen. Ga je als organisatie zelf zo’n blauwdruk maken, dan is het risico groot dat je bepaalde onderdelen onbewust over- of onderbelicht.”
Van pakketselectie tot implementatie
Op basis van de blauwdruk startte CFL met de selectie van een nieuw ERP-pakket (en enkele ondersteunende applicaties). Skopos begeleidde dit volledige traject – van het kiezen van het juiste pakket tot aan de uiteindelijke implementatie.
“Met de projectmanager van Skopos creëerden we een gelijk speelveld.”
Uiteindelijk viel de keuze op IFS als ERP-platform. Dit pakket bood de beste aansluiting op de diverse processen en schaalgrootte van CFL. Omdat het ging om een eenmalig, omvangrijk project, koos CFL ervoor om de implementatie uit te besteden.
“Als je een nieuw ERP-pakket implementeert, doe je dat maar één keer”, benadrukt Algera. “Precies daarom ben je geen ervaren speler. Dan is het fijn om een club als Skopos aan je kant te hebben. Je profiteert van hun inhoudelijke expertise en hun ervaringen uit eerdere projecten.”
Belang van projectmanagement
Skopos nam vervolgens ook het projectmanagement voor zijn rekening. Volgens Algera was dat cruciaal: “Ook deze rol kun je niet zomaar intern invullen. Als je een ervaren projectmanager aan de leverancierskant hebt zitten en geen ervaren projectmanager aan je eigen kant, is er het risico dat je niet op gelijke voet staat. Met de projectmanager van Skopos creëerden we een gelijk speelveld.”
Halverwege de implementatie werd duidelijk dat deze klus om een meer taak- dan mensgerichte projectmanager vroeg. “Skopos heeft toen zelf voorgesteld om van projectmanager te wisselen”, deelt Algera. “Dat getuigde voor mij van veel kracht.”
“Dat we Remco Timmermans hebben ingezet, was wel even spannend”, vult Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse aan. “Met hem kreeg CFL namelijk iemand met een andere stijl dan ze gewend waren. Wat ik ontzettend waardeer, is dat Timmermans tijdens de laatste vergadering in het zonnetje werd gezet. Dat zegt veel over de samenwerking.”
Bijsturen
Volgens Vixseboxse verliep de implementatie niet zonder slag of stoot. “CFL was volop in beweging en daarnaast was het ERP-systeem van IFS nog in ontwikkeling. Dat maakte het uitdagend. We merkten een domino-effect: als iets niet goed ging, sijpelde dat steeds verder door in het project.”
“Het kon niet gefaseerd. Dat maakte het spannend, maar gelukkig zijn alle primaire processen direct goed overgegaan.”
Uit eigen ervaring wist Vixseboxse dat ERP-projecten die haperen de neiging kunnen hebben om compleet te ontsporen. Daarom werd door Skopos met man en macht bijgestuurd, waarbij flexibiliteit en volharding de rode draad vormden.
Hierbij was Algera’s rol doorslaggevend, zegt Vixseboxse. “Op een belangrijk moment heeft hij met de vuist op tafel geslagen: ‘Het moet en gaat nu écht gebeuren!’ Dat motiveerde mensen om samen de schouders eronder te zetten.”
Livegang
In oktober 2024 ging het nieuwe ERP-systeem van CFL in één keer live. “Het kon niet gefaseerd”, licht Algera nog toe. “Dat maakte het spannend, maar gelukkig zijn alle primaire processen direct goed overgegaan.”
“Sommige afdelingen wisten: als we live gaan, werkt alles nog niet perfect”, vult Vixseboxse aan. “Ook waren sommige processen helemaal nieuw, wat voor gebruikersproblemen kan zorgen terwijl de software destijds ook nog niet optimaal werkte.”
“Dat leidde tot een ‘perfect storm’ – en daar hebben we er meerdere van gehad”, geeft Vixseboxse tot slot aan. “Maar uiteindelijk is alles gelukkig goed verlopen. Ik kijk met trots terug op deze klus en de fijne samenwerking.”
