Bas Schreuder (Critical Minds) over het belang van één gezamenlijke projectplanning
Bas Schreuder werkt tien jaar bij Critical Minds. In die tijd heeft hij een breed scala aan opdrachten gezien. Vanuit zijn ervaring in projectmanagement ziet hij een terugkerend thema: hoe zorg je dat iedereen vanuit dezelfde werkelijkheid werkt? Hij vertelt over het belang van één gezamenlijke projectplanning en hoe transparantie, vertrouwen en samenwerking hiervoor kunnen zorgen.
“Bij veel bedrijven zie je dat er gewerkt wordt met decentrale planningen”, begint Bas. “De hoofdaannemer heeft zijn planning, de onderaannemers hebben hun eigen versies, en die sluiten vaak niet op elkaar aan.”
“Het gevolg? Verwarring, vertraging en frustratie. Activiteiten die in de ene planning in maart staan, verschijnen in een andere pas in september, en dat terwijl ze over hetzelfde werk gaan.”
Dit probleem beperkt zich niet tot externe partijen. Ook binnen organisaties zelf hanteren afdelingen vaak hun eigen planningen, gestuurd door verschillende kpi’s en belangen. “Dan zie je dat de ene afdeling iets plant wat totaal niet aansluit bij de capaciteit of prioriteiten van een andere afdeling.”
Van fragmentatie naar verbinding
De oplossing begint volgens Bas bij het creëren van betrokkenheid. “Je moet met elkaar het gesprek aangaan over het projectbelang. Waarom doen we dit? Wat is het gezamenlijke doel?”
Door gezamenlijke overleggen te organiseren waarin het projectplan besproken wordt, ontstaat ruimte voor afstemming. “Dan kun je ook achterhalen waarom iemand iets anders gepland heeft en hoe je daar samen concessies in kunt doen.”
Transparantie speelt hierin een sleutelrol. “Als de hoofdaannemer open is over zijn planning en intenties, zie je dat andere partijen ook sneller geneigd zijn om mee te bewegen. Het draait om vertrouwen opbouwen en het project centraal stellen, in plaats van individuele belangen.”
De Critical Minds-aanpak
De aanpak van Critical Minds voor projectmanagement en projectbeheersing gaat verder dan het maken van een planning, legt Bas uit. “Onze aanpak brengt niet alleen structuur, maar ook verbinding. We streven naar één waarheid, hoe confronterend die soms ook is. We poetsen planningen niet op om ze mooier te laten lijken dan ze zijn. We willen weten hoe het écht zit, zodat we samen kunnen verbeteren.”
Daarbij is de menselijke kant minstens zo belangrijk als de inhoud. “We worden bij Critical Minds getraind om in contact te komen met verschillende mensen, om vanuit verbinding informatie boven tafel te krijgen. Alleen dan kun je de juiste besluiten nemen.”
Lees ook: Vijf stappen voor het creëren van een realistische projectplanning.
Procesbegeleiding
Een procesgerichte benadering is volgens Bas een belangrijk succesfactor voor zowel de harde als zachte kant van het project. “Het gaat erom hoe je met alle stakeholders het meeste succes uit een project haalt. En daarvoor heb je elkaar nodig. In onze aanpak kijken we altijd naar het proces als geheel, niet alleen naar de technische inhoud.”
“Door proactief informatie te delen en het gesprek aan te gaan, creëren we bij Critical Minds ruimte voor samenwerking. Als je dat op een open en eerlijke manier doet, zie je dat mensen bereid zijn om mee te bewegen. Dan werk je niet meer naast elkaar, maar echt met elkaar”, besluit Bas.
