Chemship stroomlijnt orderproces met geautomatiseerde documentverwerking
Voor gespecialiseerde logistieke bedrijven is een efficiënte en foutloze orderverwerking cruciaal. Bij Chemship, een rederij die wereldwijd vloeibare chemicaliën vervoert, was het handmatig verwerken van complexe boekingsaanvragen een tijdrovende en foutgevoelige bottleneck. IT-dienstverlener ilionx kwam met de oplossing: smart document understanding.
Elke dag stroomt de mailbox van Chemship vol met tientallen orderbevestigingen. De mails bevatten belangrijke informatie, bijvoorbeeld over de lading, laad- en loshavens en specifieke tankinstructies.
Het probleem was echter dat de mails in alle soorten en maten kwamen – van korte tekstjes tot uitgebreide bijlagen in pdf, Excel of Word. Soms bestond de e-mail zelf enkel uit een scheepsnaam en datum en moest alle andere informatie uit andere interne systemen worden gehaald. Of stonden de benodigde gegevens verspreid over meerdere bijlagen.
Hoe creëer je vanuit deze chaos één uniforme waarheid? Voorheen was dit een behoorlijke klus: elke orderbevestiging moest handmatig worden vertaald naar het ERP-systeem. Een standaard werkwijze was echter onmogelijk doordat de orders zo van elkaar verschillen. Opgeteld zorgde het voor vertragingen, fouten én hoge werkdruk voor medewerkers.
Van handwerk naar slimme software
De oplossing werd gevonden in smart document understanding (SDU), een technologie die gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie, machine learning en natural language processing (NLP).
SDU is niet zomaar een scanner – het ‘leest’ en begrijpt de inhoud van documenten, om wat voor formulering of bestandsformaat het ook gaat. Het systeem is getraind om automatisch relevante informatie – zoals klantnamen, ordernummers, leverdata en locaties – te herkennen, te extraheren en uniform in het ERP-systeem te zetten.
Ook biedt SDU de mogelijkheid om gegevens ook te valideren: klopt de informatie uit de e-mail en bijlage met wat er al in de systemen staat? Indien het systeem twijfelt, koppelt het dat terug aan de medewerkers. Zo behouden zij uiteindelijk de controle – zónder al het handmatige werk.
Van 48 uur naar enkele minuten
De eerste resultaten bij Chemship zijn volgens ilionx veelbelovend. De doorlooptijd van de orderverwerking is omlaag geschoten: waar het proces voorheen soms wel 48 uur in beslag nam, wordt een boeking nu in enkele minuten verwerkt.
Bovendien kunnen de medewerkers er nu op vertrouwen dat de informatie in het ERP-systeem klopt. Voor volledige transparantie is er ook een bronverwijzing.
Ook is de oplossing schaalbaar: nieuwe leveranciers of documenttypes kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
En dit alles gaat ook nog samen met verminderde werkdruk: repetitieve taken zijn verdwenen, waardoor medewerkers hun tijd en expertise nu kunnen besteden aan meer waardetoevoegende taken, zoals complex klantcontact en het proactief oplossen van logistieke vraagstukken.
