‘Tenders gaan niet alleen om winnen, maar ook om leren’
Tenderen wordt door leiders in sales en inkoop vaak gezien als een proces dat afgevinkt moet worden met maar één doel: het winnen van een aanbesteding. Maar volgens experts van House of Tenders gaat het tenderproces om veel meer dan alleen winnen – het kan een waardevolle impuls zijn voor vernieuwing en verbetering.
Een tender dwingt organisaties om scherp te zijn. Op papier, maar ook in de praktijk. Want uiteindelijk draait het bij een aanbesteding om de vraag: Wat doe jij slimmer dan de concurrent? Dat kan gaan over je producten of diensten, maar juist ook over de processen erachter: Welke maatregelen neem je? Hoe ga je om met risico’s? Hoe toon je aan dat jouw aanpak het verschil maakt?
Het zoeken naar de beste oplossing leidt tot waardevolle inzichten en nieuwe ideeën – inzichten en ideeën die relevant zijn voor de tender zelf, maar ook breder toepasbaar zijn binnen de organisatie.
Tijdens het tenderproces komen organisaties er regelmatig achter dat bepaalde thema’s, zoals risicomanagement of digitalisering, nog niet goed zijn uitgewerkt of onvoldoende aansluiten bij de eisen. De noodzaak om dit helder te formuleren bij een inschrijving legt de vinger op de zere plek. Het tenderproces wordt dan ineens veel meer dan een offerte: het wordt een aanleiding om te verbeteren.
Sommige organisaties benutten dit bewust. Zodra een tender in aantocht is, trekken zij aan de bel: We willen deze tender winnen, maar zijn op bepaalde punten nog niet op orde. Wat kunnen we in de komende maanden doen om dit wél goed te krijgen?
“Het meedoen aan een aanbesteding fungeert als een spiegel én motor.”
Denk aan duurzaamheid, waar de eisen steeds hoger worden. Een organisatie kan zich bijvoorbeeld realiseren dat ze eigenlijk achterloopt op het gebied van duurzaamheid, en zich als doel stellen om daar het komende jaar verandering in te brengen.
Die urgentie leidt dan tot concrete stappen richting verbetering. Zo fungeert het meedoen aan een aanbesteding als een spiegel én motor. Natuurlijk om uiteindelijk een project binnen te halen, maar ook om als organisatie beter te worden.
Een voorbeeld uit de praktijk
Bij APK Group kwamen meerdere belangrijke aanbestedingen in zicht. Afgelopen jaar schakelde de organisatie ons in met een duidelijke hulpvraag: We willen deze tenders winnen, wat moeten we daarvoor op orde hebben?
Samen doken we in de thema’s die in de aanbestedingen centraal stonden: duurzaamheid, veiligheid, capaciteit en klantbeleving. Op al deze gebieden brachten we de bestaande situatie in kaart en maakten we een benchmark ten opzichte van de markt.
Daaruit bleek: op sommige onderdelen scoorde APK al goed, en op andere vlakken lagen er optimalisatiekansen. We gaven gerichte adviezen die ze konden doorvoeren in de voorbereiding op de tender: praktisch en realistisch, maar wel met impact.
Wat opviel was dat tijdens dit onderzoek ook los van de tenderdoelen relevante inzichten naar boven kwamen. Zo adviseerden we bijvoorbeeld om een digitaal dashboard te ontwikkelen waarmee de organisatie haar actuele prestatie op het gebied van duurzaamheid, veiligheid en klantbeleving inzichtelijk kon maken.
Naast dat dit dashboard hielp bij het aantonen van resultaat richting de opdrachtgever, verbeterde het ook gelijk interne processen, bijvoorbeeld op het gebied van financiën. Ook op duurzaamheid werd een duidelijke stap gezet.
“Ieder tendertraject waarin je leert, scherpt en verbetert, is een voorbereiding op de volgende kans.”
Onze adviezen zijn niet in een la beland: APK Group ging er écht mee aan de slag. Zo werd het traject niet alleen een kans om een opdracht binnen te halen, maar ook een proces dat leidde tot bredere, blijvende verbetering binnen de organisatie.
De waarde van meedoen aan tenders, ook als je niet wint
Deelname aan een tender levert waarde op, zelfs als je uiteindelijk niet als winnaar uit de bus komt. Het tenderproces dwingt organisaties om kritisch naar zichzelf te kijken en scherp te formuleren: hoe werken we nu en waar kunnen we optimaliseren?
Normaal gesproken gaat het management van een bedrijf een paar keer in het jaar de hei op om na te denken over strategie en organisatieverbetering. In die zin lijkt tenderen op zo’n heisessie.
Alleen, waar het in een heisessie over de grote lijnen gaat en het van bovenaf wordt benaderd, is tenderen praktischer en doelgerichter. Je werkt aan echte projecten, met concrete eisen, en juist daardoor leveren tendertrajecten vaak scherpere inzichten op.
Juist doordat je bij een tender diep moet ingaan op onderwerpen als duurzaamheid, capaciteit, klantbeleving of risicoaanpak, krijg je beter zicht op je sterke én zwakke punten. Zo ontstaan oplossingen of maatregelen die je voor een enkele tender kunt gebruiken, en tegelijkertijd breder kunt inzetten binnen je organisatie. Denk aan procesoptimalisatie, een beter verhaal richting klanten, of verduurzaming die je hele bedrijfsvoering raakt.
Zelfs zonder winst draagt een deelname aan een tenderproces dus bij aan bedrijfsontwikkeling en aan een sterkere marktpositie. Want ieder tendertraject waarin je leert, scherpt en verbetert, is een voorbereiding op de volgende kans. En dat maakt je organisatie weer sterker, stap voor stap.
Een artikel van House of Tenders, een brancheonafhankelijk tenderbureau en specialist in het schrijven van EMVI- en BPKV-plannen.
