De OGSM-methode: Een overzichtelijk jaarplan op één pagina
Het opstellen van een jaarplan is een essentieel onderdeel van elk strategieontwikkelingstraject en elke begrotingscyclus. Waar dergelijke plannen vroeger vaak uit tientallen pagina’s bestonden, kiezen veel managers er tegenwoordig voor om alles overzichtelijk samen te vatten op slechts één A4. Experts van Supply Value laten zien hoe dat werkt.
Vrijwel iedere organisatie schrijft rond de jaarwisseling een plan voor het komende jaar, bedoeld als leidraad om de strategische doelstellingen te realiseren. Een van de meest gebruikte methoden om zo’n plan te maken is de OGSM-methode.
OGSM
De OGSM-methode (Objective, Goals, Strategies and Measures) maakt het mogelijk om aan de hand van de meerjarenstrategie, die door de organisatie is vastgesteld, een jaarplan te schrijven. Dit jaarplan kan bovendien worden doorvertaald naar alle onderliggende niveaus in de organisatie (’cascaderen’).
Hierdoor draagt elke afdeling met het behalen van zijn doelen automatisch bij aan de bovenliggende organisatiedoelstellingen en kunnen bestuurders of directeurs in één oogopslag zien hoe onderliggende afdelingen bijdragen aan het totaal.
Ondanks dat visie en strategie onveranderd blijven, biedt OGSM de mogelijkheid om eenvoudig de prioritering van het jaarplan bij te stellen. Zo kan men flexibel anticiperen op politiek-bestuurlijke invloeden waar vaak rekening mee moet worden gehouden.
De OGSM-methode wordt de afgelopen jaren veel gebruikt in grote organisaties in binnen- en buitenland zoals, P&G, NS, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Endemol en KPN.
Jaarplan op 1 A5’tje
Met de OGSM-methode hebben managers een duidelijke leidraad om hun jaarplan op te stellen en dit overzichtelijk samen te vatten op één A4:
Stap 1: Bepaal de Objective, de kwalitatieve strategie die drie tot vijf jaar vooruitkijkt.
Dit doe je onder andere door gezamenlijk een SWOT-analyse te maken. SWOT staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats. Deze analyse helpt met het in kaart brengen van de interne en externe omgeving. Wat gaat al goed en waar liggen verbeterpunten? Wat willen we over vijf jaar bereikt hebben?
Deze kwalitatieve doelstelling moet ambitieus zijn, maar wel haalbaar. Wanneer de objective niet haalbaar is, zal dit demotiverend werken. Als de objective gehaald wordt, zou de organisatie altijd tevreden moeten zijn. Ga op zoek naar het juiste aggregatieniveau.
In veel gevallen krijgen afdelingen hun Objective mee vanuit het hoger management; deze is dan rechtstreeks afgeleid van de strategieën in de OGSM van het niveau erboven.
Stap 2: Maak de Objective meetbaar aan de hand van de Goals
Goals zijn de kwantitatieve doelstellingen die zorgen dat de zojuist opgestelde strategie haalbaar is. De goals dienen ‘MECE’ te zijn; mutually exclusive en collectively exhaustive: de doelstellingen overlappen niet en dragen gezamenlijk bij aan het behalen van de kwalitatieve doelstelling, de objective.
Dit betekent dus dat er alleen doelstellingen worden opgesteld die bijdragen aan het succesvol volbrengen van de objective. Er worden geen doelen gesteld die ‘mooi meegenomen’ zijn.
Door de goals ‘SMART’ op te stellen, wordt duidelijk wanneer een goal bereikt is. Dit helpt ook te bepalen hoe groot een doelstelling is. Een doelstelling die SMART is, is Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Stap 3: Bepaal hoe de goals bereikt gaan worden aan de hand van Strategies
Nu bepaalt het team gezamenlijk hoe de goals behaald gaan worden, de zogeheten ‘Strategies’. Deze zijn kwalitatief en geven invulling aan het behalen van de doelstellingen. Welke middelen zetten we in om de goals te bereiken?
De strategies van het hoogste orgaan vormen vaak de objective van de onderliggende afdelingen, deze stellen ook weer een eigen OGSM op. Bijvoorbeeld: de strategy die hoort bij het aannemen van goed personeel, wordt de objective voor de recruitment-afdeling en de strategy die zorgt voor hoge klanttevredenheid gaat door naar Marketing & Sales.
Zo cascadeert de OGSM door de hele organisatie. Dit borgt tegelijkertijd dat de gehele organisatie activiteiten uitvoert die uiteindelijk bijdragen aan de algemene bedrijfsdoelstelling: het bestaansrecht van de organisatie.
Stap 4: Stel KPI’s voor monitoring van de strategierealisatie
KPI’s worden opgesteld en verzameld in het dashboard. Ondanks dat het opstellen van KPI’s een vak apart is, geven de KPI’s door het jaar heen houvast in hoeverre de Strategie waarop ze van toepassing zijn gerealiseerd wordt. Alle KPI’s hebben een eigenaar, een target en een planning wanneer de target bereikt moet zijn.
De OGSM van de afdeling dient te worden vertaald naar persoonlijke KPI’s die terugkomen in een persoonlijk ontwikkelplan van medewerkers.
Stap 5: Bepaal wat het komende jaar gedaan moet worden
Officieel hoort deze stap niet tot de OGSM, maar de afgelopen jaren is deze toegevoegd om het jaarplan extra concreet te maken. Het voorkomt de veel gestelde vraag: ‘Maar wat gaan jullie nu écht doen?’
In deze laatste stap wordt het actieplan opgesteld. Hierin worden de acties getoond die nodig zijn om de doelstellingen te behalen, zoals het opstellen van een marketingplan of het uitvoeren van een bepaalde campagne.
Aan de slag: Integraal sturen op het jaarplan
De OGSM van een organisatie, divisie, afdeling of team wordt afgestemd met de bovenliggende managementlaag, en sluit aan op hun OGSM. Vervolgens wordt voor verschillende strategies weer de opdracht naar onderliggende afdelingen doorgegeven.
Om de voortgang van de OGSM te volgen en bij te sturen waar nodig, wordt deze regelmatig geëvalueerd. De PDCA-cyclus (plan, do, check act) is hiervoor een handig hulpmiddel. Hierbij rapporteren teams over de voortgang van hun OGSM in het overleg van de bovenliggende managementlaag, op wiens OGSM wordt aangehaakt.
