Van carve-out tot cloud: De IT-transformatie van DPS
Na de fusie tussen DSM en Firmenich werd DSM Pension Services (DPS) losgekoppeld van het nieuwe DSM Firmenich. Binnen een jaar moest DPS worden getransformeerd tot een zelfstandige pensioenuitvoerder – een megaklus, zowel digitaal als fysiek. Informatiemanager Lucien Kruchten was verantwoordelijk voor de IT-migratie. Met de hulp van Valid-projectmanager Erwin Papenborg lukte het om de complexe transitie tijdig én toekomstbestendig te realiseren.
DSM Pension Services (DPS) voert de pensioenregeling uit voor zo’n 25 werkgevers aangesloten bij Pensioenfonds PDN en Stichting Pensioenfonds SABIC, beide gelieerd aan DSM.
In 2022 werd bekend dat het oer-Hollandse chemie- en voedingsbedrijf ging fuseren met het Zwitserse Firmenich, een branchegenoot gespecialiseerd in parfums, smaken en ingrediënten. Dit luidde een grote verandering in voor de ongeveer 75 medewerkers van DPS: de organisatie zou worden losgekoppeld van het nieuwgevormde fusiebedrijf DSM Firmenich.
Als onderdeel van de carve-out verhuisde het nieuw opgerichte DPS B.V. naar een eigen kantoor in Sittard. Deze fysieke verhuizing was echter slechts een deel van de opgave: voorheen verzorgde DSM intern de IT-dienstverlening aan DPS. Deze moest in korte tijd worden getransformeerd naar een volledig zelfstandige IT-dienstverlening.
“Binnen een jaar moest DPS B.V. volledig onafhankelijk opereren”, schetst Lucien Kruchten de opgave. Als informatiemanager was hij verantwoordelijk voor de transitie.
“Bijna alle impactvolle veranderingen van de business hebben ook een grote IT-component.”
Hij schakelde Erwin Papenborg van Valid in om leiding te geven aan het project. Lucien koos bewust voor een projectmanager van Valid, aangezien DPS al eerder succesvol had samengewerkt met de IT-consultancytak van Valid.
Oog voor mens en techniek
Samen pakten ze het project op: van het zorgvuldig losmaken van bestaande systemen en verhuizen van data en werkplekken tot het opnieuw inrichten van het totale IT-landschap, volledig in de cloud.
“Om dit goed te laten verlopen hebben we een aantal streams opgericht”, vertelt Lucien. “Denk aan financiën, communicatie, huisvesting en IT. De IT-transformatie vormde hierbij de rode draad.”
Het illustreert meteen een van de belangrijkste uitdagingen van het project: de IT-transformatie was véél meer dan enkel een technische operatie. Cruciaal was ook het meenemen van de medewerkers in de nieuwe manier van werken. Ze moesten wennen aan een compleet nieuwe digitale werkomgeving én zich deze snel eigen maken.
“Business en IT komen steeds dichter bij elkaar te liggen”, legt Lucien uit. “Bijna alle impactvolle veranderingen van de business hebben ook een grote IT-component. Het is dan ook belangrijk dat er genoeg aandacht is voor adoptie.”
In het leiden van de transitie had Erwin daarom veel aandacht voor de mens. “Erwin voelde direct als een collega van ons”, vertelt Lucien “Hij wist het project niet alleen inhoudelijk te sturen, maar ook te verbinden met de organisatie.”
“De complexe transitie werd niet alleen op tijd, maar ook met oog voor continuïteit en toekomstbestendigheid gerealiseerd.”
Zo werden medewerkers actief begeleid bij het omarmen van het nieuwe werken, met onder meer presentaties, workshops en praktische ondersteuning. “Een dergelijke adoptie omvat niet één training, maar een doordachte aanpak zodat je iedereen aangehaakt houdt. Erwin had hier veel oog voor en nam iedereen mee in het traject.”
Solide basis voor zelfstandige toekomst
De IT-transformatie ging hand in hand met de fysieke verhuizing. Het nieuwe kantoor in Sittard werd voorzien van alle moderne IT-faciliteiten. Denk aan glasvezel, telefonie, wifi, digitale vergaderfaciliteiten, printers en laptops met alle benodigde applicaties.
Alles op tijd gereed hebben was ook belangrijk voor het bevorderen van de gebruikersadoptie. Dat lukte: ondanks de krappe tijdlijn konden medewerkers vrijwel ongestoord doorwerken.
Uiteraard waren er ook wat hobbels. Sommige externe partijen bleven een tijdje de oude mailadressen gebruiken, wat vroeg om wat extra aandacht voor de communicatie naar buiten toe. “Mijn tip aan anderen: regel dit strak en wijs iemand aan die het proces bewaakt”, geeft Lucien mee.
Al met al wist het team goed grip te houden op de IT-transformatie. Zo werd een solide basis geleverd waarop DPS zelf verder kan bouwen. Daarmee is DPS klaar voor een toekomst als zelfstandige pensioenuitvoerder, waarin het op termijn ook nieuwe fondsen als klant kan verwelkomen.
“Dankzij een nauwe samenwerking met alle interne streams en de IT begeleiding van projectmanager Erwin in het bijzonder, werd deze complexe transitie niet alleen op tijd, maar ook met oog voor continuïteit en toekomstbestendigheid gerealiseerd”, blikt Lucien tevreden terug op het uitdagende traject.
