Procesoptimalisatie met een hart: Next Ground helpt DemenTalent efficiënter werken voor meer menselijke aandacht
Hoe optimaliseer je processen binnen een organisatie waar persoonlijke aandacht centraal staat? Voor deze uitdaging stond DemenTalent, een project dat mensen met dementie aan betekenisvol vrijwilligerswerk koppelt. Adviesbureau Next Ground hielp ze de interne processen stroomlijnen; niet om de mens te vervangen, maar juist om meer tijd vrij te maken voor de mens.
Zorgen dat mensen met geheugenproblemen gewoon kunnen blijven meedoen: dat is de missie van DemenTalent. Op het platform kunnen mensen met dementie een vrijwilligersplek vinden die bij ze past – bij wat ze kunnen én bij wat ze leuk vinden.
Zo wist DemenTalent sinds de oprichting in 2012 al heel wat mensen te koppelen aan maatschappelijke organisaties. Door het groeiende succes liep de organisatie wel tegen haar grenzen aan, en ontstond er behoefte aan meer structuur en schaalbaarheid.
Om deze groeipijn aan te pakken, schakelde DemenTalent de hulp in van Next Ground. Het adviesbureau bracht de bestaande processen nauwkeurig in kaart. Hierbij werd gekeken welke taken gestandaardiseerd en geautomatiseerd konden worden om de toenemende administratieve last te verlichten.
“We wilden het werk schaalbaar en slim maken, zónder extra druk op de mensen”, stelt Aniek van Kimmenade, consultant bij Next Ground. “Zodat zij zich kunnen richten op wat echt telt: betekenisvol werk met en voor vrijwilligers.”
Groeien mét de mens
Kern van de aanpak was de zorgvuldige afweging tussen efficiëntie en de menselijke maat: niet alles wat geautomatiseerd kon worden, werd ook geautomatiseerd. “Sommige dingen kosten veel tijd, maar worden met liefde voor de vrijwilliger gedaan”, vertelt Van Kimmenade. “Dan optimaliseren we bewust níét.”
“Iedereen doet dit met zoveel passie. Dat werkt aanstekelijk.”
Ze begon met een grondige analyse van documenten en bestaande processen, gevolgd door gesprekken met de mensen die het werk doen. Zo tekende ze samen met het team de processen uit, haalde requirements op en hielp bij het nemen van beslissingen. Het bewaken van de balans tussen automatisering en menselijkheid was daarbij telkens leidend.
Rust en focus
Het resultaat van de samenwerking is een helder inzicht in de processen en de knelpunten. Door de volledige werkwijze visueel in kaart te brengen, heeft het team van DemenTalent nu een duidelijk overzicht van welke administratieve stappen geautomatiseerd kunnen worden – en het besef dat helemaal niet automatiseren gezien de groei geen optie is.
“Door Anieks aanpak kregen we helder zicht op welke stappen essentieel blijven en welke slimmer kunnen”, vertelt Annemarie van der Veen, verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering bij DemenTalent. “Dat brengt rust én focus in ons werk.”
Ook is het behaalde resultaat stevig geborgd: alle modellen en afspraken staan in hun systemen, zodat DemenTalent nu zelf verder kan bouwen. Geheel volgens de werkwijze van Next Ground: voordoen, meedoen, zelf doen.
Van Kimmenade blikt voldaan terug op de inspirerende opdracht. “Iedereen doet dit met zoveel passie. Dat werkt aanstekelijk. Het is waardevol om impact te maken in een maatschappelijke context.”
