Een succesvolle softwareselectie? Leer van deze pijnlijke fouten uit de praktijk
Het selecteren van het juiste softwarepakket lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige klus: gewoon even de systemen en functionele eisen vergelijken en klaar. Maar onder de motorkap schuilen verschillende valkuilen die een softwareselectie tot een risico voor de hele organisatie kunnen maken. BCE deelt zeven pijnlijke fouten uit de praktijk waarvan organisaties kunnen leren.
Softwareselectie is het proces waarbij een organisatie de juiste software kiest om de bedrijfsprocessen te ondersteunen en te verbeteren. Het omvat het in kaart brengen van behoeften, het vergelijken van mogelijke oplossingen en het beoordelen van functionaliteit, kosten en gebruiksvriendelijkheid.
Zorgvuldigheid is geboden
Een foute softwareselectie kan grote gevolgen hebben. Niet alleen neemt het veel tijd en geld in beslag, ook kan het medewerkers en soms zelfs klanten of leveranciers veel energie kosten. Het implementeren en gebruiken van een tool die niet geschikt is voor het doel, leidt uiteindelijk tot ontevreden eindgebruikers en laat verbeterpotentieel onbenut.
“Helaas komen foute softwareselecties regelmatig voor, zelfs wanneer het traject professioneel wordt begeleid”, zegt Klaas-Jan Molendijk, Partner bij BCE. Dit onafhankelijke adviesbureau uit Bilthoven specialiseert zich in complexe IT-vraagstukken, waaronder IT-selectietrajecten. Over dat laatste onderwerp bracht BCE vorig jaar een boek uit.
Op basis van zijn ervaringen heeft Molendijk een lijst opgesteld van zeven pijnlijke fouten die hij in de praktijk regelmatig tegenkomt, en hoe deze vermeden kunnen worden:
1: Te veel een managementfeestje: Beslissingen worden vooral op managementniveau genomen, waardoor de echte behoeften en knelpunten van de werkvloer onvoldoende worden meegenomen. Dit kan leiden tot lage betrokkenheid bij de implementatie.
2: Te veel een consultantsfeestje: Consultants drukken hun eigen visie onbedoeld te sterk door, waardoor medewerkers denken: ‘Zij zullen het wel weten.’ Hierdoor kan er een mismatch ontstaan tussen wat de software kan en wat er nodig is op de werkvloer.
3: Te veel papier-/checklistfixatie: Dikke stapels documentatie en checklists creëren schijnzekerheid, maar worden vaak niet volledig begrepen of gebruikt, waardoor belangrijke inzichten verloren gaan.
4: Een te groot gat tussen sales- en uitvoeringsorganisatie: Mooi verkochte software komt niet altijd overeen met de harde realiteit van de uitvoering, wat kan leiden tot frustratie en vertragingen.
5: Te veel dichttimmerdrang: Alles vooraf vastleggen lijkt veilig, maar te weinig flexibiliteit belemmert aanpassing aan veranderende omstandigheden tijdens de implementatie.
6: Te veel aandacht voor de zinloze ‘of’-vraag: Focus ligt te veel op ja/nee-antwoorden bij functionaliteiten, terwijl het belangrijker is hoe processen ondersteund worden in de unieke situatie van die klant.
7: Te veel aandacht voor de ‘hamer’, te weinig voor de ‘timmerman’: De software zelf krijgt alle aandacht, terwijl de mensen die het moeten implementeren en gebruiken cruciaal zijn voor het succes van de oplossing.
Molendijk benadrukt dat dit slechts zeven fouten zijn uit een langere lijst van aandachtspunten waar leiders tegenaan kunnen lopen bij hun zoektocht naar een nieuw softwarepakket.
