Role-based access control in XLReporting: ‘Veilig, flexibel en praktisch’
XLReporting wordt door veel bedrijven in de zakelijke dienstverlening gebruikt om hun financiële gegevens te consolideren, rapporteren en voorspellen. Een belangrijk onderdeel van het systeem is de beveiliging en toegankelijkheid. Experts van XLReporting leggen uit hoe dit wordt gewaarborgd met role-based access control (RBAC).
Met het role-based access control (RBAC)-systeem kunnen admingebruikers van XLReporting instellen wat een gebruiker in het systeem mag doen en zien.
Om te beginnen, wat zijn gebruikersrollen in XLReporting? Met een gebruikersrol bepaal je tot welke onderdelen van het platform iemand toegang heeft en welke acties hij of zij kan uitvoeren. Het regelt:
- Welke delen van het systeem beschikbaar zijn
- Welke acties uitgevoerd mogen worden (zoals bekijken, bewerken, importeren of delen)
- Welke data zichtbaar is, gefilterd op bedrijf, kostenplaats, rekeningsgroepen en meer
Gebruikersrollen kunnen worden aangepast aan de specifieke verantwoordelijkheden van elk teamlid.
Rechten: Wat mag een gebruiker doen?
Aan elke rol worden rechten toegekend die bepalen welke functies toegankelijk zijn. Jij bepaalt of iemand mag:
- Dashboards bekijken of delen
- Rapporten uitvoeren of bewerken
- Planningsdata invoeren
- Boekhoudgegevens importeren
- Datamodellen of objecten beheren
Zo heeft iedereen toegang tot precies datgene wat nodig is – en niet meer. Dit houdt de werkomgeving veilig en overzichtelijk.
Filters: Wat mag een gebruiker zien?
Naast toegang tot functies bepalen rollen ook welke data zichtbaar is. Bijvoorbeeld:
- Een gebruiker ziet alleen data van één specifiek bedrijf
- Afdelingshoofden hebben enkel toegang tot hun eigen kostenplaats
- Projectleiders krijgen alleen toegang tot data van hun projecten
Sommige klanten gaan nog een stap verder door zichtbaarheid toe te wijzen aan specifieke rekeningen. Verkoopteams werken met omzet- en kostprijsrekeningen, terwijl HR zich richt op personeelskosten.
Rollen combineren voor maatwerk
Je kunt meerdere rollen aan een gebruiker toekennen. Zo kan de ene rol bepalen wat iemand mag doen, terwijl de andere rol bepaalt welke data zichtbaar is. Bijvoorbeeld:
- Een planner mag forecastdata bijwerken
- Een afdelingsfilter zorgt dat hij of zij alleen de eigen business unit ziet
Dit maakt het systeem flexibel genoeg om zich aan te passen aan elke organisatiestructuur.
Standaardrollen om te starten
XLReporting bevat vijf standaardrollen:
- Define: Volledige toegang om alles te beheren
- Manage: Kan data bijwerken, rapporten uitvoeren, forecasts maken en gebruikers toevoegen
- Planning: Kan planningsdata invoeren en rapporten/modellen bekijken
- Report: Kan rapporten bekijken
- View: Kan rapporten en modellen bekijken, maar niet bewerken
Je kunt deze rollen gebruiken of aanpassen. RBAC is een standaardfunctionaliteit in enterprise CPM-systemen. Daar zijn rollen vaak vastomlijnd en niet aanpasbaar. XLReporting biedt wél de structuur van vooraf gedefinieerde rollen, mét de flexibiliteit om ze aan te passen of uit te breiden naar jouw behoeften.
Praktijkvoorbeelden
Een paar voorbeelden die laten zien hoe dit werkt:
- Een schooldirecteur met een view-rol die alleen het budget van de eigen school ziet
- Een projectmanager met een planning-rol en een filter voor de projecten die hij/zij beheert
- Een bestuurslid dat enkel toegang heeft tot dashboards, waardoor pdf-rapporten overbodig zijn
- Een budgethouder in een theater die forecastdata mag aanpassen, maar alleen voor geselecteerde kostenrekeningen
- Een restaurantmanager binnen een keten die uitsluitend de verkoop- en loonkostenrapporten van de eigen vestiging ziet
- Sommige gebruikers krijgen een vereenvoudigde rol met alleen essentiële rapporten en modellen, waardoor hun omgeving overzichtelijk blijft
Conclusie
Role-based access control in XLReporting draait niet alleen om het beperken van toegang. Het gaat erom teams precies te geven wat ze nodig hebben, niet meer en niet minder. Zo houd je de controle, verklein je risico’s en behoud je een helder en efficiënt rapportageproces.
Over XLReporting
XLReporting biedt een geïntegreerde oplossing voor rapportage, budgettering, forecasting en consolidatie, zonder de complexiteit van traditionele enterpriseplatformen. Het systeem kan eenvoudig worden gekoppeld met meer dan 40 boekhoudsystemen, zoals Exact, Twinfield, Visma, Xero en QuickBooks.
