Starten als freelance consultant: Het belang van een zakelijk e-mailadres

Voor iedere professional die overweegt zelfstandig consultant te worden, zijn er veel zaken om vooraf goed te regelen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het hebben van een professioneel en veilig zakelijk e-mailadres.

In Nederland zijn er meer dan 1,3 miljoen zzp’ers. Een relatief groot deel hiervan is actief in de zakelijke dienstverlening, een sector die naar schatting goed is voor circa 14% van alle zelfstandige professionals. Binnen deze sector werken de meeste zzp’ers als consultant, gevolgd door IT-professionals en financiële adviseurs.

Opzetten van een eigen bedrijf

Bij het opzetten van een eigen onderneming als zzp’er komt veel kijken. Belangrijke zaken zijn onder meer: een duidelijk ondernemingsplan, inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een betrouwbare boekhouding, marketing en acquisitie, het vastleggen van contracten en tarieven, en het regelen van verzekeringen en pensioenvoorzieningen.

Voor promotie en zichtbaarheid kan een eigen website of een profiel op sociale media zoals LinkedIn nuttig zijn, net als inschrijving bij grote freelanceplatforms of intermediairs die opdrachten voor je zoeken. Voor al deze activiteiten is het hebben van een professioneel zakelijk e-mailadres cruciaal: het wekt vertrouwen bij potentiële opdrachtgevers, oogt professioneel en zorgt voor een veilige en gestructureerde communicatie.

Zakelijke e-mail voor zzp-consultants

Sommige consultants kiezen ervoor om hun freelancebedrijf te runnen via een privé-e-mailadres, bijvoorbeeld bij Gmail. Dit is echter geen goed idee, omdat het minder professioneel oogt en beperkingen kan geven op het gebied van betrouwbaarheid, veiligheid en branding.

Om meer te weten te komen over waarom een zakelijke e-mail een voordeel biedt, gingen we in gesprek met Hostnet, een bedrijf gespecialiseerd in het hosten van websites en e-mail voor ondernemers.

Waarom zou een zelfstandig consultant een zakelijke e-mail overwegen?

Er zijn meerdere redenen waarom het van groot belang is voor een zelfstandig consultant om te beschikken over een professioneel e-mailadres dat wordt ondersteund door een betrouwbare partij. Allereerst komt een professioneel e-mailadres zakelijker en betrouwbaarder over; het adres sluit vaak aan op de domeinnaam van de website, wat de professionele uitstraling versterkt.

Daarnaast zorgt betrouwbare e-mailhosting ervoor dat berichten daadwerkelijk aankomen bij (potentiële) klanten en dat geen belangrijke mails verloren gaan. De gehele inbox wordt dagelijks geback-upt, zodat cruciale informatie altijd behouden blijft.

Een zakelijke e-mail voorkomt bovendien dat er spam of virussen vanuit de eigen naam worden verzonden, doordat de mailomgeving goed beveiligd is. Tot slot biedt een professionele mailomgeving oplossingen tegen een overvolle inbox, waardoor het overzicht behouden blijft en belangrijke communicatie niet wordt gemist.

Veel hostingpartijen bieden naast een zakelijke e-mailadres ook e-mail hosting aan. Wat zijn de voordelen hiervan?

E-mailhosting is een dienst die zorgt voor het volledige beheer van de infrastructuur die nodig is om zakelijke e-mail te laten functioneren, waardoor het mogelijk is een e-mailadres te gebruiken dat overeenkomt met de eigen domeinnaam.

Belangrijke voordelen van e-mailhosting zijn: allereerst dat het een domeinnaam en bijbehorende e-mailadressen beschikbaar stelt. Daarnaast biedt het de beschikking over een server voor het versturen en ontvangen van e-mails, inclusief dagelijkse back-ups zodat belangrijke berichten nooit verloren gaan.

E-mailhosting bevat doorgaans een geïntegreerd spam- en virusfilter, wat de risico’s op ongewenste berichten aanzienlijk vermindert. Ook is er vaak bijbehorende webmail beschikbaar, zodat e-mails vanaf mobiel of onderweg eenvoudig kunnen worden beheerd.

Technische ondersteuning maakt deel uit van de dienst, zodat eventuele problemen of vragen omtrent de zakelijke mail snel kunnen worden opgelost. Verder biedt e-mailhosting voldoende schijfruimte voor het opslaan en bewaren van e-mails en de mogelijkheid om meerdere mailboxen aan te maken met de eigen domeinnaam-extensie. Hierdoor kan bijvoorbeeld een apart mailadres voor evenementen worden gebruikt om de resultaten van netwerkacties overzichtelijk bij te houden.

Wat moet een consultant doen als zijn/haar zakelijke e-mail gehackt wordt?

Als een zakelijke e-mail wordt gehackt, is het belangrijk om direct het wachtwoord te wijzigen en de toegang tot andere gekoppelde accounts te beveiligen. Daarnaast dient de hostingpartij onmiddellijk op de hoogte te worden gebracht om verdere schade te beperken en verdachte activiteiten te onderzoeken.

Het is belangrijk om een hostingpartij te kiezen met sterke cyberdefense-capaciteiten. Een geïntegreerd spam- en virusfilter kan de risico’s aanzienlijk beperken, en e-mailhosting met back-ups zorgt ervoor dat een hack slechts beperkte impact heeft op de dagelijkse werkzaamheden.

Tot slot: er zijn tientallen hostingpartijen in Nederland en wereldwijd. Wat maakt Hostnet een goede partner?

Hostnet is een professionele hostingpartij die diensten levert op het gebied van domeinnamen, webhosting en e-mailoplossingen voor ondernemers. Het bedrijf richt zich op betrouwbare en veilige digitale communicatie, zodat organisaties hun online aanwezigheid optimaal kunnen beheren.

Daarnaast biedt Hostnet flexibiliteit. Met schaalbare pakketten kunnen startende consultants de kosten laag houden, terwijl later eenvoudig extra opslagruimte en mailboxen kunnen worden toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om vanaf het begin professioneel te communiceren met zakenpartners, klanten en geïnteresseerden.