VertX BPM-scan: Vertrekpunt voor organisatiebreed procesmanagement
VertX heeft een nieuwe scan ontwikkeld die organisaties helpt hun bedrijfsprocessen te optimaliseren en (opnieuw) in te richten. De scan vormt “hét vertrekpunt voor organisatiebreed procesmanagement”, stellen Yoram van Maanen en Teun Verbeek van VertX. Ze vertellen wat de scan uniek maakt en hoe deze organisaties concreet waarde kan opleveren.
Waar veel andere scans zich beperken tot enkele processen, kiest VertX “voor een integrale benadering”, begint Yoram. Daarbij wordt procesmanagement in de volle breedte bekeken. “Wij doen echt een stap terug. Wat is er nodig om procesmanagement organisatiebreed goed te organiseren? Wat staat er al in je organisatie en wat niet?”
“We kijken niet naar losse processen, maar naar hoe goed business process management (BPM) als discipline is ingericht binnen de organisatie”, vult Teun aan.
Binnen vier weken ligt er een concreet totaalbeeld op tafel: hoe volwassen is business process management als discipline in de organisatie? En belangrijker nog: waar liggen de concrete verbeterkansen?
Even voorstellen
Teun Verbeek is een Lean Six Sigma Black Belt die strategie en de werkvloer met elkaar weet te verbinden en zo gericht waarde creëert voor organisaties. Hij heeft meerdere jaren ervaring met business process management-projecten, van operationele strategie tot het verbeteren van werkprocessen. Zijn kennis en vaardigheden paste hij onder andere toe bij Damen Shipyards, het ministerie van Financiën en Waterschap Noorderzijlvest.
Yoram van Maanen is Business Process Management Solution Lead bij VertX. Hij heeft bij veel verschillende klanten in diverse sectoren (van banken tot ministeries, van retail tot gemeenten, van energieleverancier tot scheepsbouwer) procesverbeteringstrajecten en BPM-implementaties begeleid en uitgevoerd. Yoram werkte voor klanten als Rabobank, Damen, de ministeries van VWS en Financiën, Vattenfall, gemeente Almelo en Thetford.
Hoe verloopt een BPM-scantraject?
Teun: “Onze aanpak is persoonlijk, gestructureerd en gericht op resultaat. In vier weken brengen onze ervaren BPM-consultants scherp in beeld hoe business process management in jouw organisatie is ingericht en waar het beter kan”, zegt Teun.
“Met de Business Process Management Maturity-Scan kijken we bewust naar het totaalplaatje.”
Yoram: “We starten met een goede voorbereiding. We verdiepen ons vooraf in jouw organisatie en sector, zodat het intakegesprek direct to the point is. Daarin maken we duidelijk wat je kunt verwachten, wat we van de organisatie nodig hebben en wie we daarbij betrekken. Ook bespreken we je ambities: waarom doe je deze scan, wat wil je bereiken en hoe kijk je zelf naar de huidige situatie?”
Teun: “Vervolgens duiken we de organisatie in. Op basis van vijftien kritieke succesfactoren brengen we de staat van BPM in kaart. Wat gaat er goed? Waar zitten knelpunten? We gebruiken een mix van methoden, waaronder interviews, data-analyse, documentanalyse en process flows, om een volledig en objectief beeld te schetsen.”
Naar welke variabelen kijken we?
Yoram: “Met de Business Process Management Maturity-Scan kijken we bewust naar het totaalplaatje. Zo is een belangrijke variabele de organisatorische inrichting van business process management. BPM is pas écht ingebed als er een actief en betrokken BPM-team is én de mensen op de werkvloer zelf ook bijdragen aan verbeteringen.”
“In de praktijk zien we vaak dat de rollen wel benoemd zijn, maar niet goed worden benut. Of dat het BPM-team geen gestandaardiseerde werkwijzen hanteert. Zonde, want daarmee haal je geen maximale waarde uit je procesmanagement.”
“Een andere variabele is de mate van procesidentificatie. Zijn alle processen in kaart gebracht? Zijn afhankelijkheden duidelijk? Wordt het landschap actief bijgehouden? En hoe wordt er (continu) verbeterd? We kijken ook naar de aanpak van verbeterinitiatieven. Is er een hoge mate van procesbewustzijn in de organisatie? En worden optimalisaties structureel doorgevoerd, of worden verbeteringen vooral op ad hoc basis doorgevoerd?”
Wat maakt de aanpak van VertX onderscheidend?
Teun: “Wat onze aanpak uniek maakt, is dat we het totaalplaatje meenemen. Geen losse analyse van één proces of afdeling, maar een complete beoordeling van alles wat nodig is om Business Process Management stevig neer te zetten in de hele organisatie. We gaan naar de essentie: juist dat is wat vaak wordt overgeslagen.”
“We laten het niet bij een constatering. We geven concreet aan waar en hoe je kunt verbeteren.”
Yoram: “En dat doen we niet vanachter een bureau. We gaan echt de organisatie in, spreken mensen op alle niveaus en delen met de organisatie wat we zien en ontdekken. Dat maakt het proces transparant én zorgt ervoor dat procesmanagement weer gaat leven in de organisatie.”
Teun: “We laten het niet bij een constatering. We geven concreet aan waar en hoe je kunt verbeteren. En als er behoefte is aan extra ondersteuning? Dan staan we klaar om te helpen.”
Wat kunnen vervolgstappen zijn na de scan?
Yoram: “Blijkt uit de scan dat business process management nog nauwelijks is ingericht en wil de organisatie daar serieus mee aan de slag? Dan kan VertX het hele BPM-implementatietraject begeleiden. Van het aanpassen van het functiehuis en het opstellen van een organogram tot het invoeren van werkwijzen, templates en heldere rollen en verantwoordelijkheden.”
Teun: “Soms is een gerichte vervolgstap voldoende. Denk aan procesvastlegging die achterblijft. In dat geval organiseren we bijvoorbeeld workshops, verbeteren we de bestaande tooling of begeleiden we de selectie en implementatie van een BPM-tool zoals Mavim.”
Yoram: “Ook het ontbreken van procesprestatie-indicatoren (PPI’s) komt regelmatig voor. Dan helpen we in een specifiek traject bij het identificeren, ontwerpen en invoeren van passende indicatoren.”
“Zo geeft de scan richting en vormt tegelijk het startpunt om écht waarde te halen uit het managen van processen. VertX helpt je die waarde te realiseren: met een nuchtere blik, heldere stappen en betrokken professionals werken we toe naar concrete resultaten. Of het nu gaat om een complete BPM-aanpak of om één specifiek onderdeel van je procesmanagement.”
