Efficiënt én betrouwbaar: Vijf succesfactoren voor een uitdagende systeemintegratie
Systeemintegraties zijn nooit simpel. Terwijl deadlines strak zijn, mogen er geen concessies worden gedaan aan de betrouwbaarheid van het proces. Als senior consultant bij IT-consultancy Valid weet Arjen Jacobs er alles van. Aan de hand van een recent project deelt hij vijf succesfactoren voor uitdagende systeemintegraties.
Het is anno 2025 een bekend dilemma voor organisaties: om technologische ontwikkelingen en veranderende klantbehoeften bij te benen, is het cruciaal dat processen efficiënt en toekomstbestendig zijn. Dit vraagt om wendbaarheid, maar die mag níet ten koste gaan van de betrouwbaarheid – zéker niet als een proces direct impact heeft op klanten en medewerkers.
Dat geldt zonder meer voor het excassoproces waarmee inkomensverzekeraar Loyalis de uitkeringen uitbetaald. Toen het bedrijf overstapte op een nieuw excassosysteem, was het dan ook cruciaal dat de betrouwbaarheid niet op het spel zou komen te staan.
Inmiddels is de systeemintegratie succesvol afgerond, mede dankzij Arjen Jacobs, Senior Consultant bij Valid. Hij neemt ons mee langs vijf factoren die bepalend waren voor het succes van het project.
1: Een flexibele aanpak
In een wereld waar wendbaarheid bepalend is voor succes, is agile werken steeds meer de norm. Zo ook binnen de afdeling Informatie Management van Loyalis. Logisch dat je dan ook een agile aanpak hanteert bij de uitvoering van de systeemintegratie, zou je wellicht denken. Maar dat deed het bedrijf heel bewust níet.
“Gezien de strikte planning en de helderheid van de verandering, kozen ze voor een hybride aanpak”, vertelt Arjen. “Centrale projectsturing gecombineerd met agile development. Zo werd enerzijds gestuurd op deadlines en besluitvorming, terwijl er anderzijds genoeg ruimte overbleef voor het iteratief ontwikkelen en bijsturen waar nodig.”
De les? “Staar je niet blind op een specifieke implementatiemethode. De methode is geen doel op zich, maar een middel.”
2: Een slagvaardig team
Samen kom je verder – maar als je met té veel mensen bent kan dat erg lang duren. Daarom werd gewerkt met een klein multidisciplinair team. Zo kon het team snel reageren op issues en het gezamenlijke doel steeds voor ogen houden.
“Het gaat vooral om samenwerking, inzicht en de juiste keuzes op het juiste moment.”
“Kleine teams schakelen sneller, tonen meer betrokkenheid en de lijnen zijn kort”, schetst Arjen. “Dit bevordert de samenwerking en versnelt ook de besluitvorming wanneer de juiste personen met mandaat aangehaakt zijn. Zeker bij systeemintegraties – waar afhankelijkheden tussen mensen, processen en techniek groot zijn – maakt dat het verschil.”
3: Een grondige analyse
Het optimaliseren van een proces begint bij diepgaand inzicht in dat proces. “Alleen met een grondige analyse is het mogelijk een ontwerp te maken dat aansluit op de praktijk en ruimte biedt voor verbetering”, aldus Arjen. “Niet alleen voor het tekenen van procesflows, maar ook het blootleggen van knelpunten, afhankelijkheden en uitzonderingen.”
De eerste stap was dan ook een volledige her-analyse van het bestaande excassoproces. Dat proces werd voorheen echter deels extern uitgevoerd. De documentatie was daarom beperkt.
“We startten dan ook met een blanco vel. Vervolgens werkten we toe naar de nieuwe situatie. Zo kwamen we tot een helder procesontwerp dat inzicht biedt en handmatig werk tot een minimum beperkt. Medewerkers controleren in de huidige situatie alleen nog afwijkingen of voeren maandafsluitingen uit. Dat scheelt heel wat administratielast én fouten.”
4: Het applicatielandschap in beeld
Zeker binnen grotere organisaties kan de applicatiearchitectuur een complex geheel vormen. Het gaat niet alleen om systemen, maar bijvoorbeeld ook om koppelingen, afhankelijkheden en dataflows. Voor een systeemintegratie is het cruciaal dat alle betrokkenen een helder beeld hebben van dit complexe landschap. “Dat vereenvoudigt besluitvorming en voorkomt verrassingen”, legt Arjen uit.
“Als je zorgt dat de aanpak aansluit bij de context is het mogelijk om binnen korte tijd grote stappen te zetten.”
Daarom werd – als onderdeel van het procesontwerp – het applicatielandschap gevisualiseerd. “Dit maakte zichtbaar hoe het nieuwe systeem zich verhoudt tot de bestaande omgeving en maakte gericht sturen op noodzakelijke aanpassingen mogelijk. Dit zorgde voor overzicht en duidelijkheid gedurende het project en hielp om overeenstemming te creëren tussen business en IT.”
5: De functionaliteit optimaal benutten
Arjen ziet het maar al te vaak: organisaties die een prachtig (en duur!) softwarepakket aanschaffen en vervolgens maar een fractie van de beschikbare functionaliteit benutten. Een gemiste kans, want door slim te kijken naar wat een platform kan, is het eenvoudiger je processen te automatiseren en versimpelen.
“Daarom werd gekozen voor een low-codeplatform waarmee het nieuwe excassoproces grotendeels geautomatiseerd werd”, vertelt hij. “Dankzij slimme services, automatische outputbestanden en de uitgebreide functionaliteiten van het nieuwe excassoplatform is het proces niet alleen sneller en efficiënter, maar ook betrouwbaarder geworden.”
De juiste keuzes op het juiste moment
Oog voor deze vijf factoren vergroot de kans op een geslaagde systeemintegratie aanzienlijk, weet Arjen. Zo kunnen een technische migratie én procesoptimalisatie tijdig worden afgerond zónder de betrouwbaarheid op het spel te zetten.
De succesfactoren onderstrepen volgens Arjen bovenal dat bij een systeemintegratie veel meer komt kijken dan alleen technologie. “Het gaat vooral om samenwerking, inzicht en de juiste keuzes op het juiste moment”, benadrukt hij. “Als je zorgt dat de aanpak aansluit bij de context is het mogelijk om binnen korte tijd grote stappen te zetten. Zo bouw je aan wendbare én betrouwbare processen.”
