Ron Wammes (Adjust) over het belang van communicatie binnen het publieke inkoopvak
Ron Wammes werkt als senior inkoopconsultant bij Adjust Consulting. Met meer dan twee decennia ervaring in het vak weet hij één ding zeker: publiek inkopen staat of valt bij goede communicatie. Wammes vertelt waarom communicatie zo belangrijk is en waar inkopers op moeten letten wanneer ze informatie delen.
Wie in de wereld van publieke inkoop werkt, kent de spanning die soms ontstaat rondom communicatie. Wat mag je wel zeggen en waarover moet je juist zwijgen? Wammes, sinds 2022 werkzaam bij Adjust Consulting, herkent deze dynamiek als geen ander.
“Ik heb die spanning gedurende mijn carrière regelmatig gevoeld en zelfs doorleefd als het echt even spannend werd”, vertelt hij. “Na vele aanbestedingsprojecten te hebben begeleid, durf ik inmiddels te stellen dat gepast communiceren hét verschil maakt en bijdraagt aan een succesvol aanbestedingstraject.”
Wettelijke kaders
Binnen het publieke inkoopvak wordt de communicatieruimte juridisch begrensd. Aanbestedende diensten en publiekrechtelijke organisaties – zoals gemeenten en provincies – zijn verplicht zich te houden aan de Aanbestedingswet. Deze komt voort uit Europese richtlijnen en gaat uit van drie kernbeginselen: het transparantie-, objectiviteits- en gelijkheidsbeginsel.
Het transparantie- en gelijkheidsbeginsel spelen een cruciale rol bij communicatie met marktpartijen. Transparantie verplicht inkopers om partijen duidelijk te informeren over de aanbesteding en de inhoud van een opdracht. Het gelijkheidsbeginsel verplicht om alle partijen op gelijke wijze te behandelen.
Angst om te veel te zeggen
Hoewel het hun plicht is om alle marktpartijen duidelijk te informeren, ervaren veel publieke inkopers dat ze terughoudend zijn bij het delen van informatie.
“Dit komt deels door de angst dat als er iets gecommuniceerd wordt, dit leidt tot een kennisvoorsprong en dus tot een schending van het gelijkheidsbeginsel”, vertelt Wammes. “Verwant hieraan is de angst dat het delen van informatie en inzichten tot gedoe en rechtszaken leidt.”
“Transparant zijn over wat je doet – of nog beter: wat je gaat doen – leidt tot duidelijkheid voor en begrip onder marktpartijen.”
Wammes’ advies is om als publieke inkoper altijd een dubbele check te doen: is de informatie relevant om te delen, en is deze relevant voor iedere ondernemer die wil inschrijven? “Zo ja, dan moet die informatie breed gedeeld worden – uiteraard zonder gevoelige informatie openbaar te maken.”
Dialoog loont
Volgens Wammes speelt openheid ook een rol binnen gepast communiceren, omdat het leidt tot een dialoog. “Mijn ervaring is dat transparant zijn over wat je doet – of nog beter: wat je gaat doen – leidt tot duidelijkheid voor en begrip onder marktpartijen.”
Hij illustreert het met een voorbeeld uit de praktijk. “Een inschrijver had niet op tijd alle stukken ingeleverd. Ik had hem schriftelijk direct kunnen uitsluiten, maar koos ervoor eerst even de telefoon te pakken. Natuurlijk was diegene niet blij, maar hij waardeerde het wel dat ik gebeld had. Juist die extra stap maakt dat hij zich gezien en gehoord voelt, ook al veranderde daardoor de vervelende boodschap niet.”
Meer lef in communicatie
Voor Wammes is de conclusie helder: publieke inkopers zouden hun angst rondom communicatie moeten loslaten en meer vertrouwen moeten hebben in hun eigen, veelal goede bedoelingen – die uiteraard in overeenstemming moeten zijn met de wettelijke kaders.
“Aandacht tonen voor andermans problemen of irritaties, het bespreken van mogelijkheden, maar ook het benoemen van onmogelijkheden geeft duidelijkheid, waardoor veel problemen voorkomen worden”, aldus Wammes.
Kennis doorgeven
Bij Adjust geeft Wammes zijn kennis door als senior inkoopadviseur én als coördinator van de Adjust Academy, een opleidingsprogramma voor startende inkopers. Tijdens trainingen binnen dit programma heeft Wammes het vaak over het belang van communicatie in relatie tot de wet- en regelgeving.
“Uiteindelijk maken inkoopprofessionals het verschil in aanbestedingstrajecten, zowel intern naar het aanbestedingsteam als naar de markt”, besluit hij.
